[MÚSICA] Ahora, vamos a ver cómo crear una carta. Al principio la carta la escribiremos en Word como cualquier otro documento, en este caso, you tengo la carta preparada, vamos a abrirla. Aquí tenemos la carta. Nuestra carta, como va dirigida a varios destinatarios, nos interesa que en cada una de ellas aparezca el nombre, los apellidos, y el departamento del destinatario. Esa será la diferencia en todas las cartas. Primer lugar, vamos a la ficha Correspondencia, e indicamos que queremos hacer una carta. Para ello, nos vamos al botón Iniciar combinación de correspondencia, aquí indicamos qué tipo de documento estamos creando, podemos hacer una carta, un mensaje de correo electrónico, un sobre, etiqueta, etcétera. En este caso, queremos hacer una carta. Elegimos Cartas, y elegimos con el botón Seleccionar destinatarios, los destinatarios. Como you la tenemos hecha, vamos a buscarla, Usar una lista existente, y you está preparada. Word you sabe que este documento es una carta, y qué destinatarios tiene. Ahora, falta que incluyamos los campos allí donde nos interese que el valor sea diferente. Por ejemplo, aquí tenemos el nombre, buscamos el botón Insertar campo combinado, y nos aparecerán los nombres de los campos de nuestra base de datos. En este caso, queremos que inserte el campo Nombre, nos pone el código con el nombre del campo, hacemos lo mismo con los apellidos, y con el departamento. Así insertaríamos todos los campos que necesitemos. Donde hay un código de campo, el valor variará en cada carta. Es decir, tendremos una carta para cada uno de los destinatarios de nuestra base de datos. you tenemos la carta totalmente diseñada. Si queremos comprobar cómo quedaría, tenemos este grupo de Vista previa de resultados, clicando su botón Vista previa, nos muestra la primera carta. Fijaos como ha puesto los nombres del primer registro de nuestra base de datos, nombre, apellidos, y departamento. Con los botones de navegación, podemos ir viendo el resto de cartas. Va modificando los datos de cada carta. Si clicamos el botón de Ver el último registro, veremos que tengo 100 cartas diferentes. Si todo es correcto, you nos falta solo finalizar, aquí tenemos el botón Finalizar y combinar, que nos permite imprimir estas cartas, Editar documentos individuales, es decir, crear un documento con todas las cartas, y en ese documento hacer las modificaciones que consideremos oportunas para algún destinatario, o enviarlo por correo electrónico. Y aquí se acabaría el trabajo de edición de cartas. Si escogemos Imprimir, lo imprimirá directamente, si escogemos, Editar documentos individuales, nos preguntará si queremos todas las cartas, solo el registro actual, o desde qué carta hasta qué carta. Si pedimos todos, por ejemplo, lo que hace es crear un nuevo documento, fijaos en el título, Cartas1, un nuevo documento Word con todas las cartas. Si miramos la barra de estado de Word vemos como estamos viendo la página 1 de 100. Es decir, en realidad tenemos 100 páginas, 100 cartas. Como os dije antes, la ventaja de hacer, de escoger esta opción, es que podremos, para alguna carta concreta, hacer las modificaciones que haga falta. Si yo quiero señalar algún trozo concreto, puedo señalarlo, hacer las modificaciones que quiera, que, de manera que afecten solo a esa carta, no a todas. Este documento de cartas, una vez modificado, podemos guardarlo o no, no importa, si hemos hecho muchas modificaciones quizás merezca la pena guardarlo, pero sino, tampoco es necesario. Si yo cierro este documento y no lo guardo, como tengo la carta original, este documento donde yo he diseñado la carta, puedo crear las nuevas cartas en cualquier momento. Lo importante, eso sí, es que no perdamos nunca los dos documentos. Tenemos este documento de carta, y el documento de base de datos, donde están los destinatarios. Si queremos que Word nos ayude en el proceso de crear la correspondencia, podemos utilizar su asistente. Lo encontraremos en el botón Iniciar combinación de correspondencia, al final, vemos la opción Paso a paso por el asistente, que nos abre una ventana a la derecha, que si os fijáis, en la parte inferior indica que tenemos que realizar seis pasos, son los seis pasos con los que nos irá preguntando todo lo que necesita para crear esta correspondencia. Primer paso, qué tipo de correspondencia queremos hacer, si queremos cartas, mensajes de correo, etiquetas, sobres, etcétera, en este caso, elegimos Cartas. Siguiente paso, dónde está el documento original, es decir, qué documento utilizaremos, en este caso, para hacer las cartas. Si you lo hemos abierto, dejamos la opción Utilizar documento actual, si no lo hemos abierto, elegiremos la de Documento existente, y abriremos esa carta. En el tercer paso, nos pregunta dónde están los destinatarios, podemos utilizar una lista que you tenemos preparada, o los contactos de Outlook, o escribir una nueva lista. Como you la tenemos hecha, escogemos la primera opción, Utilizar lista existente, y con el botón Examinar, indicamos dónde está esa lista, en qué documento. Comprobamos que los datos sean correctos, entramos, ordenamos, si es necesario, y you está. you tenemos el tercer paso hecho. Vamos al cuarto paso. Aquí es donde escribimos la carta. Básicamente, lo que haremos es con el, con la opción Más elementos, añadir los campos. En este caso, donde tiene que ir el nombre, seleccionamos, y con Más elementos, incluimos el campo Nombre de la lista de destinatarios. Luego, podemos ir añadiendo el resto de campos. Tenemos los apellidos, y el departamento. Y you tenemos añadidos todos los campos de esta carta. Seguimos con el quinto paso, y éste sería la vista previa, es decir, nos está mostrando las diferentes cartas para que las comprobemos. Si queremos modificar alguna carta, nos vamos a Editar lista destinatarios, y realizar los cambios que queramos. you tenemos la carta hecha comprobada, vamos al último paso. Simplemente, elegiremos si queremos imprimir directamente, o editar las cartas una a una. De esta manera, con este asistente, nos ha ido ayudando, indicando, sobre todo, qué funciones podemos modificar. Podéis elegir hacerlo como lo habíamos hecho antes, con los botones de Correspondencia, Iniciación, Seleccionar destinatarios, Editar, Vista previa, Finalizar, o utilizar el asistente que siempre será más cómodo porque nos indica los pasos a realizar. De las dos maneras el resultado es el mismo. [AUDIO_EN_BLANCO]
