En esta actividad vamos a practicar la correspondencia. Concretamente, vamos a crear una carta personalizada y una hoja de etiquetas. Estamos por hacer o crear la carta personalizada. Aquí tenemos un documento Word, que es una carta que va dirigida a don Juan Ruiz Ortega. Pero, lo que nos interesa a nosotros es que esta carta me sirva para todos los clientes de la empresa. Se supone que tenemos los datos de estos clientes en alguna base de datos, puede ser de Access, de Excel o incluso en una tabla de Word, o también la podemos crear ahora, en el momento de crear esta carta. Lo lógico es que lo tengamos ya creado. Lo que nos interesa es que en esta carta no ponga Juan, o sea, que no sea una carta para Juan sino para todos, que a partir de esta carta me cree tantas cartas como clientes tenga y en cada una ponga su nombre y su dirección. Para ello, nos vamos a la ficha "Correspondencia" y empezamos el procedimiento. Vamos al botón "Iniciar correspondencia" para indicarle qué es lo que queremos, en este caso, cartas, quiero una carta. Ya sabe Word que queremos hacer una carta. Vamos al segundo paso: seleccionar los destinatarios, ¿para quién es esa carta? Podemos escribir una nueva lista, es decir, crear la base de datos con todos los clientes, si no la tenemos, o usar una existente, si ya la tenemos. Si no la tuviéramos, pediríamos escribir, y aquí, Word nos da una pequeña base de datos con unos cuantos campos de ejemplo que yo puedo ir rellenando. O, puedo modificar estos campos con el botón "Personalizar columnas". Aquí puedo eliminar campos que no me interesen o añadir campos que no me da como ejemplo. Al final, tendríamos una base de datos con los datos que rellenemos. No es el caso, ya tenemos la base de datos, concretamente, hecha en Excel, por lo tanto, lo que hacemos es pedir "Usar una lista existente". La pedimos, la buscamos, la tenemos, en este caso, en el escritorio, la abrimos, es un documento de Excel, está concretamente en la hoja uno. Ya hasta, ya le hemos dicho dónde tiene que ir a buscar los datos. En realidad, esos datos quedan guardados dentro de este documento, aunque no los veamos. Si queremos verlos, simplemente, hacemos un clic al botón "Editar lista de destinatarios", y aquí me aparecen todos los nombres que teníamos de clientes, con su dirección, en el documento de Excel. Ya está preparado, sabe que esto es una carta, sabe a quién tenemos que dirigir esta carta. Ya sólo falta que, en lugar de poner el nombre de Juan (lo borramos), nos coloque, con el botón "Insertar campo combinado", el nombre del cliente de la base de datos que le hemos indicado. Aquí, en "Insertar campo combinado", siempre aparecerán los nombres de los campos de la base de datos elegida. Pedimos el "Nombre del cliente" y, en lugar de la dirección, la borramos, le pedimos que nos ponga la "Dirección". Ya está hecha la carta, ya podríamos directamente imprimir. ¿Que queremos comprobar cómo queda?, tenemos el botón "Vista previa". Clicamos, nos enseña la primera carta y con los botones de navegación podemos comprobar las demás. Quitamos el botón de "Vista previa", volvemos a tener la carta original. Como decía, ya podríamos imprimir. El último botón, "Finalizar y combinar", elegiríamos "Imprimir" y ya tendríamos impresas tantas cartas como clientes existan en la base de datos. Si queremos visualizar esas cartas en un documento de Word antes de imprimirlas, por ver cómo está o por añadir algún cambio en alguna de ellas, pediríamos, en lugar de "Imprimir", "Editar documentos". De esta manera, nos preguntaría qué queremos, ¿todas las cartas o sólo unas cuantas? Vamos a pedirlas todas. Aquí, fijaos arriba, en la barra de título "Cartas1", ha creado un documento de Word nuevo con cada una de las cartas. Estamos pasando, cada página es una carta. Aquí tenemos todas las cartas. Si en alguna quisiera hacer alguna modificación, la que fuera, puedo hacerlo, sin tocar el resto de cartas. Ya podemos imprimir como cualquier documento de Word. Este documento, "Cartas1", si no hemos hecho ninguna modificación, no hace falta que lo guardéis. Si hemos hecho algunas modificaciones, entonces, mejor guardarlo. Pero, vamos a suponer que no hemos hecho ninguna modificación, que lo hemos imprimido y ya está todo bien. Al cerrar, le decimos que no guarde. ¿Por qué?, porque ya tengo la carta original, mientras yo guarde esta carta original, es suficiente. A partir de esta carta, creo otra vez, simplemente, con el botón "Finalizar", "Editar" o "Imprimir", creo otra vez las cartas. La segunda parte de esta actividad consiste en crear una hoja de etiquetas donde imprimiremos los nombres y direcciones de nuestros clientes. Para ello, creamos primero un nuevo documento, vamos a la ficha "Correspondencia", indicamos con el botón "Iniciar combinación de correspondencia" que queremos etiquetas. Nos preguntará qué tipo de etiquetas utilizamos, qué tipo de papel. Buscamos la marca, escogemos el modelo y si no coincide ninguno de los modelos ni marcas con nuestras hojas de etiquetas, entonces podéis, con el botón "Nueva etiqueta", enseñarle cómo es vuestro papel de etiquetas, vuestras etiquetas, indicando tamaño, vertical, horizontal, separación entre ellas, número de columnas de etiquetas, etcétera. Es rellenar este cuadro, y ya quedará guardado este tipo de etiqueta con el nombre que queráis poner aquí en "Nombre de etiqueta", para cualquier uso posterior. En este caso, vamos a utilizar alguna de las que él tiene. Aceptamos. Ya está preparado para que introduzcamos los datos de la base de datos. ¿Dónde está esa base de datos? Botón "Seleccionar destinatarios". Si no la tuviéramos, la escribiríamos. Como ya la tenemos, "Usar lista". Buscamos en el escritorio que la tenemos aquí, la abrimos. Ya podemos colocar, dentro de cada una de las etiquetas, en realidad, sólo colocaremos en la primera, cada una de las informaciones que queremos que aparezca en la etiqueta. "Insertar campo combinado", como hicimos en cartas, le pedimos que ponga el nombre, un "intro" para pasar de línea y que nos ponga la dirección. Fijaos que sólo lo tenemos en este primera etiqueta. Siempre, cuando coloquéis los campos o hagáis cualquier modificación, trabajamos con la primera etiqueta y luego hacemos clic en el botón "Actualizar etiquetas" para que lo coloque en el resto de etiquetas. Ya está hecho. ¿Queremos verlo? "Vista previa". Aquí tenemos todas las etiquetas. ¿Que queremos hacer alguna modificación?, modificaremos la primera. Podemos seleccionarla, por ejemplo, y con los formatos normales de texto podemos hacer la letra más pequeña, cursiva, negrita, lo que queramos. Una vez hecho, eso sí, volvemos a "Correspondencia" y actualizamos, y lo hará para el resto de etiquetas. Ya tenemos las etiquetas preparadas, sólo falta "Imprimir" y se acabó, o "Editar documentos" si quisiéramos hacer alguna modificación en una etiqueta concreta, que no es lo más normal.
