Hola. Nos da mucho gusto que continúes con nosotros. ¿Has podido aplicar en tus proyectos las técnicas que hemos visto? Recuerda que en la gestión de proyectos contamos con un amplio abanico de técnicas y herramientas para el desarrollo de nuestros proyectos, pero no necesariamente las vamos a usar todas en cada uno de ellos. Aunque debemos reconocer que siempre tenemos nuestras técnicas favoritas. Son con las que nos sentimos cómodos y que usamos regularmente en todos nuestros proyectos, porque nos han demostrado su utilidad. ¿Has identificado tu técnica o herramienta favorita para la gestión del alcance? Tal vez la estructura de la división del trabajo o WBS? ¿Y cuál te gusta más para la gestión del tiempo? ¿Quizás el diagrama de Gantt? Claro. Estas son las favoritas para la mayoría de los proyectos. Como ya hemos visto, las herramientas y técnicas en cada una de las áreas de conocimiento de la gestión de proyectos nos apoyaran a obtener mejores resultados, pues deben facilitarnos, entre otras cosas, la tarea del monitoreo y control. En este tema profundizaremos sobre la aplicación de algunas técnicas para el seguimiento efectivo de nuestros proyectos, particularmente sobre los costos y la calidad. Hablar de herramientas y técnicas para controlar y monitorear los costos, nos lleva de manera obligada a reflexionar sobre el presupuesto base del proyecto. Recordemos que el presupuesto autorizado, o base, es el tope máximo del que se dispone para ejecutar el proyecto y que fue aprobado en las etapas de planeación. Se conoce también como la "línea base" del costo. Durante la ejecución de los proyectos, es sumamente importante contar con un sistema efectivo para controlar los costos. Pero ¿cómo se entiende los costos del proyecto? Aunque parezca extraño, los costos se perciben de manera diferente entre los involucrados. Veamos. Para el administrador del proyecto el costo se incurre al comprometer las actividades; es decir, desde que se define el paquete de trabajo, pues ahí se estima el tiempo, los recursos necesarios y, por lo tanto, el costo. Para el contador, este mismo costo se materializa al tener una factura que ampare la ejecución de las actividades previamente comprometidas. Y, para el financiero, cuando los recursos económicos son erogados; es decir, cuando se realiza el pago de las actividades amparadas en la factura correspondiente, pues hasta entonces el dinero dejará de estar en nuestra cuenta. Con esto en mente, imaginemos que nuestro proyecto para la instalación de la infraestructura tecnológica en la organización, requiere la compra de 20 licencias para el uso de un software. Como líder del proyecto, estimas el costo de este paquete de trabajo en 250.000 unidades monetarias o 250.000 pesos. El contador incluirá este costo en sus registros hasta que tenga la factura que lo compruebe y el financiero considerará el costo cuando se haya pagado dicha factura. Tiene sentido, ¿cierto? Para las áreas de contabilidad y finanzas, la administración de costos difiere de la visión del líder del proyecto y su equipo. Por esto, se deben reconocer las diferencias entre lo que es contabilidad de costos y lo que es control de costos. La contabilidad de los costos registra los pagos y los gastos asociados al desarrollo del proyecto. Es importante mencionar, que el contador necesita de una factura para registrar estas afectaciones. En tanto que el control de los costos que ejerce el financiero, consiste en atender el flujo de efectivo; es decir, el balance de ingresos y gastos en un momento determinado, que mantenga nuestra cuenta con suficiente efectivo para poder solventar los pagos que se deben realizar. En términos generales, un buen sistema de planeación y control de costos debe: tener una definición completa del trabajo que se debe realizar para completar el proyecto; es decir, una WBS completa; contar con una buena estimación de tiempo, recursos y costos y, entre otras cosas, registrar de manera oportuna los gastos y su relación con el avance del proyecto. Recordemos que como herramienta para el control de costos existe la técnica del valor ganado, donde se contrasta el plan con el avance actual en términos de tiempo y de costos, a partir de lo que efectivamente se ha consumido hasta el momento de corte. Esta herramienta nos dará información concreta sobre el avance real de nuestro proyecto. En resumen, la gestión de los costos es una de las áreas que demandan atención constante durante el desarrollo del proyecto y, por tanto, debemos comprender lo que implica en las diferentes áreas de la organización. Te invitamos a profundizar en este tema consultando los materiales que tenemos a tu disposición. Practica con las herramientas y observa el impacto sobre la efectividad de los resultados en tus proyectos. Esperamos que este video haya sido de tu agrado. Hasta la próxima.
