Hola. Es un gusto que sigas acompañándonos en este recorrido por el mundo de la gestión de proyectos. Esperamos que cada idea que surja con estos ejercicios provoque una oportunidad para experimentar mejoras en tus proyectos. El último tema de este curso nos lleva a reflexionar sobre los cambios que se presentan en cada proyecto y el conocimiento que se genera como resultado de la experiencia. Entenderemos la importancia de gestionarlos con efectividad y capitalizarlos para lograr desarrollar habilidades cada vez más sólidas en la efectiva gestión de los proyectos. Los cambios en los proyectos son inevitables. No existen especificaciones perfectas. Lo importante es la forma en que serán administradas las solicitudes de dichos cambios. En cada una de sus etapas, desde que se identifican y se definen como cambios potenciales, hasta que oficialmente se aprueban y se aplican en el proyecto. Pensemos un momento en cómo gestionamos los cambios en nuestros proyectos. Tal vez suceda algo así. Vamos caminando hacia nuestro lugar de trabajo y de pronto nos llama uno de los integrantes del equipo que ha detectado la necesidad de realizar un cambio delicado en el proyecto. En seguida asumimos la responsabilidad y como se trata de algo importante y urgente, aprobamos la realización del cambio. Al llegar a la oficina nos concentramos en otros asuntos, por lo que no apuntamos nada con respecto a la reciente decisión. ¿Qué pasó? Para empezar, se realiza una comunicación verbal. No hay evidencia escrita de la solicitud del cambio. Luego, ejercemos una toma de decisiones informal. No tuvimos tiempo de reflexionar sobre el impacto en el alcance, la duración, ni el costo del proyecto. ¿Qué crees que pudiera suceder después? Claro. Comienzan las confusiones, los conflictos y el incumplimiento de los compromisos. Este tipo de situaciones nos lleva a pensar que se trata de una administración de cambios y de conflictos, y no de una administración de proyectos, ya que si el alcance del proyecto fue desarrollado sobre un esquema poco definido, repercutirá en una redefinición continua del alcance del proyecto; es decir, en un constante refinamiento, lo que provocará que la gestión del cambio se torne crítica. Un sistema de control de cambios nos debe servir para administrar las modificaciones que surgen en el proyecto, con la intención de que añadan valor, que los cambios y sus efectos en el cronograma, en el costo y en la calidad y el alcance, sean aprobados por el grupo de interesados, tras tomar una decisión informada, para con esto actualizar los documentos que integran y son parte del plan del proyecto, el cual se compone por varios documentos vivos; es decir, que deben estar en constante actualización para mantenerse vigentes durante el desarrollo del proyecto. Es importante señalar, que los cambios se aplican una vez que se tengan definidas las líneas bases del alcance del cronograma y del costo y, por ende, el grado de calidad ya establecidos. Pretender aplicarlo desde antes sería inútilmente desgastante. El sistema integrado de control de cambios se define desde la etapa de planeación del proyecto, aclarando el proceso que el equipo seguirá desde que se identifica hasta que se aplica el cambio. Luego, se mantendrá vivo mientras el proyecto dure. Pero ¿cómo surgen los cambios? Cualquiera de los interesados puede proponer un cambio en el proyecto. Es por esta razón que es sumamente importante aplicar un sistema de control de cambios integral con un proceso claro y conocido por todo el equipo de trabajo, que incluya, entre otras, las siguientes actividades: coordinar todo lo relacionado a la solicitud de cambios a lo largo de la duración del proyecto; asegurar que solo los cambios aprobados sean los que se desarrollen; revisar, analizar y aprobar o rechazar los cambios de una manera ágil; administrar de manera formal los cambios aprobados; mantener vivas y vigentes las líneas bases del proyecto y documentar el impacto de todas las solicitudes de cambio, al menos de aquellos que fueron aprobados. Durante las etapas de monitoreo y control, el sistema de control de cambio será útil, pues mantendrá un tratamiento estándar a todos los cambios que se presenten durante la vida del proyecto. En resumen, debemos evitar la aplicación de un proceso informal para la gestión de los cambios en nuestros proyectos, si buscamos la calidad y la eficiencia en sus resultados. Te invitamos a profundizar en este tema, consultando los materiales que tenemos a tu disposición. Esperamos que este video haya sido de tu agrado. Hasta la próxima.
