En los videos anteriores mostramos los procesos para elaborar el enunciado del alcance para proyectos complejos, complicados y simples. El enunciado constituye el primero de tres elementos de la línea base de alcance. Ahora, veremos el proceso para elaborar la estructura de desagregación del trabajo conocida como EDT, o "Work Breakdown Structure" en inglés. Recordemos que los tres elementos fundamentales de la línea base de alcance de un proyecto son, primero, el enunciado; segundo, la estructura de desagregación del trabajo o EDT; y tercero, el diccionario de la EDT. La EDT es una representación gráfica de los entregables o resultados de un proyecto y el trabajo necesario para completar tales entregables. La EDT se elabora a partir del enunciado del alcance y tiene la forma de un diagrama jerárquico orientado a entregables. De esta manera, junto con el enunciado del alcance que describe los entregables, la EDT es una herramienta fundamental para comunicar y gestionar el alcance de un proyecto. El primer nivel de la EDT corresponde al proyecto, el siguiente nivel a los entregables principales, y los niveles siguientes representan el trabajo a ejecutar para completar cada entregable. El último nivel de la EDT se denomina "paquete de trabajo" y debe tener un solo responsable. Se llega a este nivel cuando la EDT se desagrega a nivel de supervisión y control del proyecto complejo. Se desarrolla una desagregación adicional en actividades y tareas para aquellas personas que la van a ejecutar. El resultado final es el que se plasma en un cronograma. La EDT es una herramienta simple y poderosa, aplicable a todo tipo de proyectos complejos, complicados y simples. La descomposición termina al nivel de control requerido por el gerente de proyecto. Por ejemplo, en un proyecto para la construcción de una torre de control, un elemento principal es la instalación del sistema de suministro eléctrico. En la EDT se muestra este trabajo, el cual incluye entregables y actividades de menor nivel, tales como el montaje de las líneas y la puesta a tierra. En este caso, dado que estos componentes están fuera del control del gerente de proyecto, no es necesario mostrarlos en la EDT. En proyectos complejos, la EDT representa los entregables de los proyectos simples y complicados que lo componen, además de trabajos de operaciones asociadas a la entrega y sostenimiento de los beneficios. Adicionalmente, los entregables deben estar claramente encadenados a los beneficios, por lo cual resulta útil disponer de un mapa de beneficios como éste. Por ejemplo, un proyecto complejo de tecnología de información para mejorar servicios a la ciudadanía, incluye el desarrollo de tres sistemas de información que en conjunto generan múltiples beneficios en diferentes tiempos a lo largo del proyecto. Un método recomendado para lograr una descomposición lógica de un elemento complejo consiste en construir un diagrama en que se muestre el todo y, luego, sus partes. Por ejemplo, en la construcción de un vehículo automotor, el todo es el vehículo con todas sus partes. Luego, las partes se muestran desagregadas de tal manera que se convierten en los entregables del proyecto. Si la EDT se hace bien, se convierte en una herramienta indispensable para la elaboración del cronograma y para estimar los costos. ¿Cuál es la importancia de la EDT para un proyecto? Una cuidadosa, completa elaboración de la EDT ofrece múltiples beneficios para la gestión de un proyecto, desde su origen hasta su cierre. Una de las principales ventajas consiste en que muestra a los interesados una imagen completa de qué está dentro del alcance del proyecto, es decir, qué se entregará y el trabajo ejecutado. En otras palabras, el alcance total. La EDT, además de ser una herramienta de comunicación, es una herramienta de creación de equipo, pues al involucrar a los miembros del equipo de proyecto en su creación, hace que se pongan la camiseta y se asegura involucrar todos los elementos para ejecutar el proyecto. El proceso de elaboración de la EDT sugiere el uso de varias técnicas, entre las cuales se destacan, primero, la participación de expertos que, con su conocimiento y experiencia, pueden orientar al equipo del proyecto para lograr el mejor resultado. Segundo, la desagregación o descomposición progresiva del resultado del proyecto en componentes cada vez más pequeños y, por tanto, más manejables. El diagrama final de la EDT se puede documentar con la ayuda de herramientas informáticas, las cuales generalmente facilitan su posterior traslado a una herramienta de cronogramas para generar la lista de actividades e hitos. Si bien la EDT es una herramienta poderosa e indispensable para la comunicación y gestión del alcance de un proyecto, no se debe perder de vista que el enunciado del alcance contiene detalles de los entregables que no se muestran en la EDT. Por ejemplo, la descripción detallada de cada entregable y sus criterios de aceptación. Igualmente, los supuestos y restricciones y exclusiones documentadas en el enunciado, orientan y delimitan lo que debe mostrar una EDT. Por último, una de las mejores prácticas de gestión de proyectos sugiere que la EDT es la base de la planeación, por lo cual, si algo no está en la EDT, no existirá en el proyecto. Hasta aquí, hemos mostrado la importancia del proceso y los métodos para elaborar la estructura de desagregación del trabajo, EDT, de un proyecto a partir del enunciado del alcance y de los requisitos aprobados. En el siguiente video abordaremos la elaboración del diccionario de la EDT, que no es otra cosa que el detalle de cada bloque o paquete de trabajo, de tal manera que se puedan identificar, por ejemplo, recursos y proveedores para construir cada entregable.
