Que gusto que continúen con nosotros en este recorrido sobre la gestión de proyectos. Ya han aprendido cómo iniciar un proyecto y tienen en su poder el documento con su especificación. Es decir, con la descripción general de lo que se espera obtener del proyecto, que debe incluir al menos el objetivo, los entregables, los beneficios, las restricciones, los riesgos y los involucrados. En este tema comprenderán qué es planear y el impacto que tienen los proyectos que desarrollan para estructurar un estilo propio que puedan poner en práctica en seguida. Planear es prever. Esto es, imaginar todos aquellos elementos que deben considerar en su proyecto. Aunque no lo crean, siempre estamos planeando nuestras acciones, pues cualquier cosa que vayamos a hacer, primero las visualizamos en nuestra mente y luego la concretamos en la realidad, ¿cierto? Por ejemplo, vamos a suponer que son parte de un proyecto y se les ha asignado la actividad de preparar el reporte de gastos de la semana. Tan pronto les dictan la tarea, ya están imaginando en su mente la forma que tendrá el reporte y se preguntarán: ¿de dónde obtendré la información? ¿Hay algo que me pueda servir como ejemplo? ¿Qué herramienta puedo usar? Tal vez ustedes mismos respondan a todas ellas, pero si no es asÃ, buscarán las respuestas que necesitan antes de llevar a cabo la tarea. ¿Les ha pasado? ¿Les parece lógico? Claro, estaban planeando, en forma intuitiva e informal, pero era una planeación al fin. Ahora bien, ¿podrÃan estar seguros de haber hecho todas las preguntas necesarias para desarrollar la tarea? Reflexionemos un momento. ¿Les ha pasado que ya han estado en pleno desarrollo del proyecto y de pronto se topan con aspectos que no habÃan considerado? ¿Preguntas que no se habÃan hecho? Es justo ahà cuando caemos en cuenta que faltó considerar algo que provocó que volviéramos a hacer el trabajo. ¿Les suena familiar? Aunque todos planeamos estructurada o intuitivamente, formal o informalmente, ¿cómo creen que deberÃamos planear para obtener los mejores resultados? Claro, en forma estructurada y formal. Y lo crean o no, planear no es aburrido ni tedioso y mucho menos inútil, solo debemos saber cómo hacerlo. Primero que nada, debemos elaborar una pequeña lista de las cosas que se deben considerar. Esta lista inicial contiene: Alcance. En este punto deberán conocer qué es lo que se incluirá y lo que se excluirá en su proyecto. Para ello deberán recolectar los requerimientos de los resultados esperados, las caracterÃsticas del producto, los criterios de aceptación y cualquier otro detalle que les ayude a establecer los lÃmites en su proyecto. Con esto, podrán enlistar y organizar las actividades que deberán complementar para entregar esos resultados esperados. Cronograma. Se refiere a estimar el tiempo que les tomará completar las actividades del proyecto que han definido en el alcance. No esperen que sea exacta, solo les permitirá organizar las actividades y calcular la fecha cuando estarán entregando los resultados. Costo. Como en el punto anterior, como ya tienen la información sobre lo que se tiene que hacer, podrán estimar los gastos que se deberán realizar y asà calcular en términos generales el costo del proyecto. Calidad. Este punto implica conocer la manera como se evaluará el resultado final, especifica los requerimientos de calidad y estándares con los que los resultados se deben alinear. Generalmente es la industria, el mercado o la competencia los que establecen estos requerimientos esperados de calidad. Recursos. Al conocer las actividades por realizar deben incluir todo lo que se necesita para llevarla a cabo, las personas, los materiales, las herramientas, el equipo o maquinaria de apoyo y cualquier otro recurso material y humano necesarios para completarlos. Si van a necesitar los servicios de un especialista para una determinada tarea, aquà es donde debe de aclararse. Riesgos. Aunque los riesgos ya los habÃamos identificados durante la especificación del proyecto, ahora es el tiempo para analizar su probabilidad de ocurrencia y el impacto que pudieran tener sobre el proyecto. Con ello podrán definir las acciones a tomar si se llegasen a presentar. Es decir, deben definir el plan "B". Recuerden que los riesgos, como las oportunidades, son situaciones ajenas al equipo del proyecto, que pueden afectar el resultado, por lo que deben estar atentos por si ocurre y puedan activar el plan "B" oportunamente. Esos son los primeros elementos que deben prever durante la organización de sus proyectos. Otros elementos incluyen las comunicaciones, los abastecimientos y los involucrados que revisaremos más adelante. Ahora bien, no en todos los proyectos van a requerir todos los elementos, pueden quitar aquellos puntos que no se vayan a necesitar y asà adaptar las herramientas según las necesidades propias de cada proyecto. ¿Pueden identificar los puntos que deben estar presentes en todos los proyectos, sin excepción? Claro, el alcance, el tiempo y el costo. En esto nos enfocaremos en el siguiente tema. Ahora bien, cada proyecto, según sus caracterÃsticas, puede desarrollarse siguiendo cualquiera de los enfoques para su ciclo de vida que les presentamos a continuación. Predictivo. Es el enfoque más tradicional, en donde la mayor parte de la planeación ocurre desde su inicio, para seguir con la realización de las tareas o ejecución del proyecto. Es un proceso secuencial que también se conoce como "cascada". Iterativo. Este es un enfoque que permite retroalimentar el trabajo, aún antes de haberlo completado con el fin de corregirlo y mejorarlo oportunamente. Incremental. Es un enfoque que provee pequeños entregables completos al cliente que pudieran ser usados inmediatamente. Divide el resultado en partes funcionales completas. Adaptativo o ágil. Es un enfoque donde se incluyen las caracterÃsticas de los modelos iterativo e incremental para refinar los elementos de trabajo y realizar entregas frecuentes. La selección del enfoque apropiado para el ciclo de vida del proyecto les permitirá organizar las actividades asertivamente y estará en función del nivel de incertidumbre que existe en el entorno del proyecto, tanto en los requerimientos del producto o resultado del proyecto, como en los requerimientos técnicos o tecnológicos necesarios. Tómense el tiempo para anticipar las actividades y las situaciones que se realizarán durante la ejecución del proyecto. Prever les permitirá estar preparados para las eventualidades y actuar con prontitud. La falta de planeación y de previsión les colocará en una situación vulnerable y con altas probabilidades de fracaso. Esto es, que fallen en el tiempo, en el costo, en las expectativas del cliente o en la sostenibilidad del resultado del proyecto. Espero que con lo que hemos comentado, aprecien el valor de la planeación en cualquier proyecto y su efecto en el cumplimiento del objetivo, para que de ahora en adelante le den el tiempo necesario para elaborar el plan. Estamos seguros de que con un poco de práctica comenzarán a observar sus efectos en los resultados obtenidos y no volverán a desarrollar un proyecto sin un plan. Les invito a estudiar los materiales que hemos preparado para ustedes en este tema y los incorporen en sus proyectos tan pronto como les sea posible. Hasta la próxima.
