[MÚSICA] [MÚSICA] [MÚSICA] ¿Crees que el orden y la limpieza en las áreas de trabajo son factores determinantes en la productividad y el clima laboral? Te invito a que pienses, por un momento, en tu área de trabajo o en el área de trabajo de tus colaboradores. ¿Identificas cambios que se podrÃan realizar con respecto a la disposición del inmobiliario, la ubicación de los materiales, el orden y la limpieza que, de hacer estos cambios, producirÃan un incremento en la efectividad del trabajo, mayor productividad y una mejora en la armonÃa laboral? ¿Cómo crees que podrÃas llevar a cabo estos cambios? O mejor aún, ¿cómo podrÃas hacer para que estos cambios se convirtieran en hábitos? Es decir, que se aplicaran en el tiempo. En ocasiones, los espacios laborales se encuentran con serias deficiencias, por ejemplo, acumulación de objetos, falta de aprovechamiento de los espacios, falta de limpieza o desorden. Todos estos factores lo que producen es baja productividad y una carente armonÃa laboral. En este vÃdeo, hablaremos acerca del modelo de calidad de las cinco eses. Este modelo es reconocido por su eficacia y sencillez. Es un modelo que se diseñó en Japón en los años 60, y tiene como objetivo primordial mantener el orden, la organización y la limpieza en los espacios de trabajo. Este modelo de calidad de cinco eses se denomina asà por las iniciales en japonés de cada uno de sus componentes. Seiri: clasificación y descarte. Seiton: organización. Seiso: limpieza. Seiketsu: higiene y visualización. Shitsuke: disciplina y compromiso. Esta metodologÃa ha sido ampliamente utilizada en diversos paÃses sobre todo por su efectividad y la sencillez de su implementación. Al aplicar la metodologÃa Cinco Eses incrementamos los niveles de calidad, se reducen los costos, se eliminan los accidentes, se eliminan los tiempos muertos, se propicia el trabajo en equipo, y sobre todo, se genera un compromiso y colaboración en el equipo de trabajo. Este compromiso no debe ser exclusivo del equipo de trabajo, sino que también se debe extender, y de hecho, debe comenzar por el equipo gerencial. Es decir, el equipo directivo, jefes, supervisores, gerentes, entre otros. Ellos son quienes deben mantener el compromiso más alto al implementar esta metodologÃa. A continuación, vamos a realizar una actividad que te permitirá identificar la importancia de eliminar todo aquello que nos nos sirve, clasificar, ordenar y organizar. En la siguiente imagen, identifica de manera secuencial, los números del 1 al 30. Contarás con tan sólo 15 segundos para realizar la actividad. Nosotros te marcaremos el tiempo. ¿Listo? Inicia. [SONIDO] [SONIDO] [SONIDO] ¿Cómo te fue? Seguramente no te fue muy bien. No te preocupes, vamos a realizar un nuevo intento. En este nuevo intento, vamos a eliminar los números que nos sobran, porque nosotros sólo estamos buscando del 1 al 30. Asà que vamos a hacer un nuevo intento. Contarás nuevamente con 15 segundos. [SONIDO] [SONIDO] ¿Cómo te fue en este nuevo intento? Mejor, ¿no? Seguramente encontraste mayor cantidad de números. Muy bien. Sin embargo, estoy segura que todavÃa no te sientes satisfecho. Vamos a hacer un nuevo intento, pero ahora, vamos a colocar una cuadrÃcula imaginaria de nueve espacios. En cada uno de los espacios vas a encontrar, de manera secuencial, los números que estás buscando. Observa en la imagen, el número 1 sigue estando en la posición original. El número 2 lo vas a encontrar en el siguiente cuadro. El número 3 en el siguiente cuadro y asà sucesivamente. Vamos a hacer un nuevo intento y veremos cómo te va. [SONIDO] [SONIDO] [SONIDO] Estoy segura que en este nuevo intento mejoraste muchÃsimo. Te puedes dar cuenta cómo al mantener un orden, eliminar todo lo que no nos sirve, podemos ser mucho más efectivos. Vamos a hacer un último intento. Ahora, vas a observar la cuadrÃcula con los números de manera secuencial. Y seguramente, tendrás todavÃa mucho más éxito en la búsqueda de los 30 números. [SONIDO] [SONIDO] Como pudiste darte cuenta a través de la experiencia del ejercicio, es muy importante que logremos clasificar, eliminar, ordenar y organizar. Con esto vamos a iniciar con la explicación de las cinco eses. Uno, Seiri: clasificación y descarte. Analiza por un momento tu área de trabajo y vamos a realizar las siguientes preguntas, ¿qué puedes tirar? ¿Qué debes guardar? ¿Cuál de los objetos que tienes en tu área de trabajo le podrÃa ser útil a otra persona o a otra área de la organización? ¿Qué podrÃas vender? ¿Y qué se podrÃa reparar? El primer paso nos lleva, necesariamente, a la clasificación, la eliminación o el descarte de todos aquellos objetos que no son imprescindibles o que no estás utilizando en tu área de trabajo. Todo aquello que no utilizas, que te estorba o que te molesta, elimÃnalo. Lo primero que tenemos que hacer es descartar todo aquello que no es importante, que no estamos utilizando dentro del espacio de trabajo. Esta fase es complicada, sobre todo porque las personas tendemos a pensar que aquello que no nos sirve en este momento, quizá en el futuro podrÃa ser útil o importante, asà que lo almacenamos. Recuerda, en este paso, uno de los elementos más importantes es eliminar todo aquello que no nos es útil. Para implementar este primer paso, te sugerimos lo siguiente, inicia tomando fotografÃas del área de trabajo, para que asà puedas tener un antes y un después. Posteriormente define cuáles son las áreas de trabajo, los artÃculos que requieres en cada una de esas áreas de trabajo, asà como los criterios de clasificación. Es decir, cómo vas a distinguir aquello que es útil y que necesitas en tu espacio de trabajo, de aquello que es inútil o no te sirve. Posteriormente, lleva a cabo la clasificación y finalmente, documenta el resultado. Seiton: orden y organización. Después de que hemos clasificado y descartado aquellos artÃculos que no necesitamos en nuestra área de trabajo, el siguiente paso es ordenar y organizar aquellos artÃculos que sà requerimos en nuestro espacio de trabajo. Es decir, cada objeto o cada artÃculo debe tener un lugar determinado. Con ello se simplifican los procesos y logramos conseguir aquella frase que dice un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar. Para implementar este segundo paso, debemos hacernos las siguientes preguntas, ¿los artÃculos que vamos a implementar en la oficina se encuentran ordenados y organizados? ¿Se encuentran cerca de la persona que realmente va a utilizar estos artÃculos? Los objetos no solamente tienen que estar ordenados y clasificados, sino que además, también podrÃas etiquetarlos para facilitar su identificación. Por ejemplo, los artÃculos que se refieren a papelerÃa, herramientas, archivo, materiales de limpieza, etcétera. De esta manera, mantenemos un orden y una organización que nos permite desarrollar los procesos de trabajo de manera óptima. Tres, Seiso: limpieza. La siguiente etapa se refiere a la eliminación de cualquier fuente de suciedad. En esta etapa, cada una de las personas del área de trabajo, debe responsabilizarse de mantener sus áreas de trabajo limpias. Antes y después de realizar cualquier actividad, deben asegurarse de eliminar cualquier fuente de suciedad. Incluso, se recomienda que cada persona incorpore, como parte de sus funciones de trabajo, el mantener limpia su área de trabajo. Cuatro, Seiketsu: higiene y visualización. La siguiente etapa se refiere a la prevención de la aparición de cualquier suciedad y desorden dentro de nuestra área de trabajo. Para ello, vamos a establecer normas y procedimientos. Estos estándares nos van a ayudar a mantener la idea clara sobre la importancia de mantener nuestros espacios limpios y ordenados. Para ello, podemos utilizar la técnica de la gestión visual. La cual consiste en que un grupo de personas que son responsables de mantener el orden y la limpieza en nuestras áreas de trabajo, periódicamente va a visitar nuestras áreas y se va a asegurar de que todo se mantenga en orden y limpio. Nos van a hacer recomendaciones en el caso en el que sea necesario y también nos van a motivar a continuar por el mismo camino. Se pueden incluso también colocar algunas tarjetas de colores. Este grupo de personas que se encargan de hacer la gestión visual, colocan tarjetas de colores en los diferentes espacios. Rojas para aquellas áreas que necesitan atención inmediata, y verdes para aquellas áreas que se están manteniendo limpias y ordenadas de acuerdo a lo estipulado. Finalmente, es muy importante colocar también señalizaciones que nos ayuden a identificar el lugar donde se deben ubicar los objetos. Podemos ubicar también colores o entradas, salidas, sÃmbolos, etcétera. Lo importante es identificar aquello que esta funcionando correctamente de lo que funciona incorrectamente. Cinco, Shitsuke: disciplina y compromiso. Finalmente, es muy importante generar hábitos a través de la disciplina y el compromiso. La disciplina la podemos definir como la voluntad de querer implementar todo aquello que ha sido acordado. Al ser disciplinados, lograremos el hábito. También podemos implementar auditorÃas que nos permitan identificar qué es lo que está funcionando de todo aquello que se implementó en las cuatro eses, y qué podemos mejorar. Por supuesto, esto nos ubica en los procesos de mejora continua. Muy bien, ahora cuentas con una excelente herramienta que te ayudará a mantener el orden, la limpieza y la seguridad en los diferentes espacios de tu empresa o de tu institución. Nos vemos en el siguiente video. Hasta la próxima. [MÚSICA]
