[MÚSICA] [MÚSICA] Bem vindo de volta! Meu nome é Thiele, sou pesquisadora gestão de projetos do departamento de engenharia de construção civil da escola politécnica da USP. É hora de falarmos sobre os "stakeholders" do projeto, ou seja, as partes interessadas do projeto. Sabemos que o trabalho do projeto é realizado por pessoas, assim, o trabalho do gestor de projetos é reunir as pessoas certas, envolvê-las, engajá-las e trabalhar para cruzar a linha de chegada no final do projeto. Nesta etapa, você deve se perguntar: Quem são? E o que são os "stakeholders" do projeto? Ou seja, as partes interessadas do projeto. "stakeholder" é uma pessoa ou uma organização que afeta ou pode ser afetado positivamente, ou negativamente, pelo seu projeto. Porém, essa é uma definição bem geral e ampla, e isso significa que as partes interessadas podem ser grupo muito grande. De fato, se você estiver executando grande projeto, é possÃvel que quase todas as pessoas a sua volta sejam de alguma forma impactadas. Então, como saber quais são os seus "stakeholders"? São as partes interessadas no seu projeto, como por exemplo: os membros da sua equipe, seus clientes, seu patrocinador, seus fornecedores; ou seja, todos os envolvidos ou impactados pelo projeto. Se você não tem certeza sobre quem são as partes interessadas do seu projeto, faça as seguintes perguntas: Primeiro, quem pediu esse projeto? Segundo, quem usará o produto, ou serviço, que estamos criando ou aprimorando? Terceiro, quem são as pessoas que terão que mudar a forma de fazer o trabalho delas por causa desse projeto? Quarto, quem toma as decisões sobre esse projeto? Quinto, quem tem a capacidade de adicionar ou retirar recursos do projeto? Sexto, quem influencia os tomares de decisão sobre esse projeto? Outra questão importante é: como saber quais partes interessadas necessitam de mais atenção? Claro, cada pessoa é importante, mas você não pode dar a todos a mesma quantidade de seu tempo e atenção. Você precisa considerar quais partes interessadas realmente vão impulsionar o sucesso do projeto, e trabalhar para gerenciá-las e envolvê-las. Você pode usar gráfico de poder e de interesse para ajudá-lo. Essa ferramenta ajuda você a classificar as partes interessadas no que se refere à quantidade de poder que elas possuem relação ao seu projeto. E o quanto de interesse elas têm seu projeto. Você utiliza esse gráfico para posicionar suas partes interessadas nos seguintes quadrantes. Baixo interesse e baixo poder, baixo interesse e alto poder, alto interesse e baixo poder, e alto interesse e alto poder. E isso lhe ajudará a tomar decisões sobre como interagir com cada parte interessada. Por exemplo, se alguém tem baixo interesse e alto poder, você desejará mantê-los satisfeitos com o projeto; se alguém tem pouco interesse e pouco poder, você precisará manter contato com eles e monitorar seu envolvimento para garantir que não tenham uma visão negativa do projeto; se alguém tiver alto interesse e pouco poder, você precisará mantê-lo informado sobre o status do projeto; e se alguém tem alto interesse e poder elevado, você deve concentrar mais do seu tempo e atenção a essas pessoas. Você também pode criar gráfico de poder e influência, que é semelhante ao gráfico de poder e interesse que acabamos de discutir. Neste caso, você substitui o nÃvel de interesse pelo nÃvel de influência no resultado do projeto, e outras partes interessadas serão consideradas. Mas você precisa estudar esses gráficos com cuidado, para ter certeza de que você não está negligenciando ninguém. Mesmo que o seu grupo de alto poder e alto interesse obtenha a maior parte de sua atenção, ignorar os outros pode torná-los partes interessadas difÃceis de gerir. Bom, mas o que você faz com toda essa informação? Você precisa inserir no que chamamos de "Registro das Partes Interessadas". Registro de partes interessadas contem informações chaves sobre as partes interessadas do seu projeto. O objetivo não é apenas unir informações nesse registo e nunca mais olhar para ele novamente. Esse é o lugar onde reside a informação, que tem como objetivo auxiliar a sua tomada de decisão, para que você possar gerenciar, de forma estratégica, as partes interessadas do seu projeto. Uma parte crÃtica da gestão das partes interessadas envolve a compreensão do tipo de informação que essas partes precisa, e de quando elas precisam da informação. Você também precisa considerar como as partes interessadas preferem receber as informações do projeto. Nem todo mundo quer e-mail, algumas pessoas preferem uma ligação; outros gostariam de participar de discussões presenciais. Dentro do possÃvel, você tentará garantir as preferências das partes interessadas. Como você sabe o quê as partes interessadas do seu projeto desejam? Você pergunta a elas. No inÃcio do seu projeto, considere entrevistar seus principais interessados, descubra o que é importante para eles. Alguns se preocupam mais com o orçamento do que com o cronograma, alguns se preocupam mais com o cronograma, alguns se preocupam mais com a qualidade do projeto. Quando você conhece o interesse dos envolvidos, você pode entender as melhores opções para se comunicar com eles. O ideal é combinar a gestão da comunicação das partes interessadas com os gráficos vistos até aqui. Por exemplo, se você criou o gráfico de poder e interesse, e você sabe que alguém está altamente interessado e tem alto grau de poder, é importante para o projeto garantir o fornecimento das informações que essas partes procuram, mesmo antes de elas pedirem ou procurarem por essas informações. E claro, você terá reuniões regulares agendadas para apresentar conjunto de informações do projeto, como: atualizações de status, apresentações e avaliações do projeto. Todos devem participar da comunicação das partes interessadas. Uma vez que você coletou todas as informações necessárias sobre as partes interessadas, seu trabalho ainda não terminou. Esse não é conjunto de informações estáticas, mas sim dinâmicas. À medida que o seu projeto avança, você aprenderá mais; e à medida que seus relacionamentos com as partes interessadas crescem, você entenderá mais sobre elas e suas motivações, e você poderá ajustar a sua abordagem. O seu trabalho é gerir as partes interessadas ao longo da vida do projeto, e mantê-las engajadas do começo ao fim. É muito provável que elas estejam envolvidas outros projetos e outras atividades, e será fácil para elas se distraÃrem. Então ajudará a lembrá-las da importância do seu projeto. Você continuará mostrando a visão do projeto, o que será diferente e o que será alcançado assim que o seu projeto for concluÃdo. Nesse sentido, existem algumas classificações de compromissos especÃficos para você considerar. No caso de uma pessoa que desconhece o projeto, ou seja, realmente não sabe nada sobre o projeto, ou o que o projeto está fornecendo, o seu objetivo é que essa pessoa entenda por que esse projeto é importante. Você quer que ela seja, pelo menos, uma apoiadora do projeto; e dependendo do contexto, você pode até querer que ela assuma papel de liderança. No caso de uma pessoa resistente, por exemplo, ela conhece o seu projeto, mas não gosta dele, não é a favor do projeto. Ou seja, ela não gosta do que o seu projeto ou a mudança que ele traz. Nesse caso, você precisa promover uma mudança nessa pessoa para uma posição mais neutra. Algumas pessoas serão neutras no seu projeto, ou seja, elas estarão conscientes da existência do seu projeto, mas elas não serão apoiadoras e nem resistentes. Mas você não quer que elas se tornem resistentes, e dependendo do seu poder e interesse, ou poder e influência, você pode querer que elas se tornem apoiadoras. Isso porque apoiadores são conscientes do projeto e a favor do que o projeto traz. Você quer manter essas pessoas como apoiadoras e você quer que elas se tornem talvez lÃderes, algumas delas pelo menos. Mas você também terá aquelas pessoas cujo o nÃvel de engajamento é considerado lÃder; elas conhecem e são realmente a favor do projeto, e estarão proativamente apoiando o projeto, trabalhando para tornar esse projeto sucesso. E é claro, você quer que elas continuem liderando. Então, cabe a você dar a esses lÃderes a oportunidade de se envolverem no sucesso do projeto. Fazer com que saibam o quão importante eles são para o projeto e deixá-los liderar as pessoas. A matriz de avaliação do envolvimento das partes interessadas é uma boa ferramenta para categorizar suas partes interessadas. Você pode listar suas partes interessadas, anotar seus nÃveis atuais de engajamento e o nÃvel que você deseje de engajamento de cada uma das partes interessadas. Isso ajudará você a criar uma estratégia para gerenciar essas partes interessadas. À medida que você preencher a matriz, tenha mente as relações que as partes interessadas têm entre si, com você e com o projeto. Por exemplo, se o seu projeto possui uma parte interessada que é resistente e ela tem bom relacionamento com alguém que lidera o projeto, bom trabalho de relacionamento é associá-la algumas atividades do projeto. E dessa forma, esperar que esse lÃder influencie positivamente o stakeholder resistente. Seja proativo! Não evite as partes interessadas resistentes! E não tenha mente que as partes interessadas, apoiadoras ou lÃderes, estão garantidas. Forneça informações abertas e honestas sobre a verdadeira natureza do projeto. Mantenha as partes interessadas informadas sobre as questões crÃticas do projeto. Peça a ajuda delas na resolução de problemas. E quando você e a equipe não conseguirem resolver determinado problema, compartilhe essa questão com as partes interessadas. Utilize as informações que você tem sobre as suas partes interessadas e aplique para criar pano de comunicação. Siga seu plano de comunicação e faça mudanças conforme o necessário. Seja bem organizado e consistente na sua abordagem para trabalhar com as partes interessadas do seu projeto. Quando você identificar mal entendidos ou desentendimentos entre as partes interessadas, facilite uma resolução. Seja confiável e crie fortes relacionamentos profissionais. Lembre-se! Os projetos são concluÃdos trabalhando com as pessoas. E encerramos aqui. [MÚSICA] [MÚSICA]
