Los objetivos del módulo dos son identificar los síntomas de problemas en un proyecto para entender su estado de salud y entender la importancia de documentar estos síntomas en las lecciones aprendidas para evitar que se repitan los mismos errores en los proyectos de la organización. Los temas del módulo son: los tipos de problemas que pueden presentarse en los proyectos y los síntomas de que un proyecto necesita recuperación. Para esto, vamos a utilizar este marco de referencia, en donde tenemos: el reconocimiento de síntomas, la evaluación, la planeación de la recuperación, la ejecución de recuperación y, por último, la revisión post-recuperación. Comenzamos determinando, de acuerdo con esta gráfica, cuándo ocurren las crisis. Las crisis en los proyectos ocurren casi siempre al final del ciclo de vida del proyecto, cuando ya estamos a punto de entregar el proyecto. Pero vamos a mirar unas definiciones con las cuales nosotros vamos a trabajar todos los elementos de la recuperación de proyectos en crisis. La primera es proyecto. Proyecto es un esfuerzo temporal emprendido para crear un producto, servicio o resultado único. Características: temporalidad, tiene un inicio y tiene una finalización y, adicionalmente, un producto, servicio o resultado único; la unicidad implica que no hay proyectos iguales, sino proyectos parecidos. En crisis, las tendencias de las variaciones han superado los niveles aceptables de tolerancias, y si no se hace algo, el proyecto está destinado al fracaso. La calidad: el grado en que el producto o el servicio cumple con los requisitos. Es lo que llamamos nosotros la conformidad con los requisitos. Nuestras dos palabras claves: "recuperación" y "rescate", que vemos que muchas veces se utilizan de la misma manera. Recuperación es un esfuerzo y las actividades relacionadas con el tratamiento de proyectos en crisis. Estas actividades llevan a reconocer que el proyecto está en problemas, luego de lo cual se llega a un punto de decisión sobre si salvar o no el proyecto. En el caso del rescate, lo que hablamos es que el proyecto va mal, pero no podemos permitirnos que fracase o que sea cancelado, por lo que debemos trabajar en su rescate y en lograr que vuelva otra vez a funcionar. ¿Cuáles son los síntomas de problemas en un proyecto? Vamos a mirar estos síntomas acá. La falta de comunicación, una planeación inadecuada del proyecto, requerimientos inestables, digamos cuando no logramos que los interesados congelen esos requerimientos; o la falta de entrenamiento, a veces sin un acompañamiento. Cronogramas que son no realistas o no realizables, la alta rotación del personal del proyecto es un elemento que es muy importante también o el uso inadecuado de recursos externos como el "outsourcing". Tener un ambiente de trabajo inadecuado o tener personal atado a una tecnología obsoleta que no pueda ayudarle a terminar sus proyectos. Por último, la carencia de compromiso a largo plazo, ya sea de los miembros del equipo de proyecto o de la organización. Si se presenta algún cambio significativo en la triple restricción, también esto es un síntoma de problemas. En la gráfica vemos que se requiere mucho más tiempo en un momento dado para cumplir con el alcance del proyecto, esto significa un problema, o se necesita más dinero para cumplir con la calidad del producto; problema. O, la única forma de cumplir con el tiempo y el costo es reducir la calidad. Vamos a tener, de todas maneras también, muchos más problemas. Veamos entonces qué son los disparadores o "triggers". Son alertas sobre la ocurrencia de un problema. Siempre podemos detectar un disparador que muestra que hay o puede haber un problema, pero puede no ser simplemente un síntoma, sino una advertencia final de que ya estamos en problemas. Sin embargo, no hay una única definición de disparador, esto depende de la tolerancia al riesgo de las organizaciones, para mirar esta definición. Ejemplos de disparadores cualitativos: cuando tenemos clientes insatisfechos y que están amenazando con acciones legales o cuando los requisitos cambian constantemente o cuando la moral del equipo de proyecto está afectando negativamente su desempeño o cuando hay conflictos que parecen que nunca van a tener una solución. Los disparadores cuantitativos, ¿cuáles pueden ser? 30 por ciento por encima de presupuesto, o 30 por ciento en el atraso del cronograma. Eso significa que estamos en problemas porque, además, son tolerancias bastante, bastante grandes. Se requiere reducir la calidad para terminar a tiempo y en cronograma, o no se puede estimar ni siquiera la fecha de finalización más o menos del proyecto, con respecto a la estimación que se hizo. O por otro lado, se está trabajando demasiado tiempo extra y eso hace que la gente se vaya cansando. En este módulo, vamos a ver una serie de situaciones en las que presentamos problemas en los proyectos y vamos a revisar en cada caso cuáles fueron los síntomas de un proyecto cuando este tiene problemas. Vemos los entregables, vemos la fecha de entrega que no se cumple, la gestión misma de la triple restricción, del alcance, tiempo y el costo, los recursos humanos y, en el caso de los patrocinadores y la alta gerencia, la forma como están gestionando nuestro proyecto.
