En este curso, aprenderás los principios fundamentales de la gestión del tiempo y costo en las etapas de planificación. Se identificarán las actividades del proyecto a partir de la EDT, se establecerá la secuencia, recursos y duración necesarios para finalmente desarrollar el cronograma detallado del proyecto. De igual manera, aprenderás a estimar los costos de los recursos, para desarrollar un presupuesto detallado y flujo de efectivo a lo largo del proyecto. Después de este curso, podrás explicar los principios fundamentales del seguimiento y control del proyecto en aspectos de tiempo y costo, así cómo el cálculo de indicadores de desempeño para determinar si el proyecto va conforme a lo planeado o esta fuera de la linea base acordado y aprobada.
¿Qué es la línea base del costo?
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Programación y presupuesto del proyecto
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Tecnológico de Monterrey
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Course 2 of 4 in the Specialization Administración de Proyectos: Principios Básicos
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¿Cómo se determina el presupuesto del proyecto?
En este módulo, vamos a conocer los procesos necesarios para gestionar el costo en un proyecto, qué se hace en el plan de gestión del costo y los métodos de estimación de costos.
Meet the Instructors
Dr. Filiberto González HernándezProfesor y Consultor
Departamento de ingeniería industrial y de sistemas
[MÚSICA] Qué bueno que sigues conmigo.
Estamos en el módulo de cómo se determina el presupuesto de un proyecto
y la lección es la línea base de costo.
Al finalizar este video, vamos a conocer cómo se determina el
presupuesto de un proyecto, vamos a conocer el concepto de línea base de costo
para el proyecto y, con esto, lo que es el control de costos también.
Comencemos.
La determinación del presupuesto, recordando, es uno de los 4 procesos
de esta área de conocimiento llamada la administración de los costos y,
en este proceso, la definición nos dice que es la preparación del presupuesto
de costos, que implica la suma de los costos estimados
de cada una de las actividades del cronograma o de los paquetes de trabajo,
ya que se han definido en el cronograma del trabajo.
A fin de determinar lo que es la línea base de costos.
Es decir, ya tenemos una estimación de costos para cada actividad,
y lo que tenemos que hacer ahora, simplemente,
es ir sumando cuánto nos cuesta cada uno de esos paquetes de trabajo.
Por decir algo, en el diseño, pues tengo una serie de 10 actividades.
Tengo que sumar el costo de cada una de esas 10 actividades,
y eso nos va a dar el costo final de lo que sería el paquete de diseño.
Eso sería la determinación del presupuesto para esa etapa principal,
y así todas las demás etapas, ¿verdad?
Aquí podemos ver una gráfica donde podemos
identificar la estructura del presupuesto para un proyecto.
En la parte derecha lo que podemos ver es que cada una de las actividades
o tareas que tenemos en el proyecto, ya tiene una estimación de costo.
Sumamos esos costos y nos da el costo de las actividades.
A esto le tenemos que agregar lo que sería una reserva para contingencias,
recordando que las reservas para contingencias son
para aquellos conceptos de riesgos conocidos.
Riesgos que ya hemos analizado y que ya hemos cuantificado y,
entonces, ahí establecemos ese colchón de seguridad a ese costo
o presupuesto de las actividades.
Si sumamos esto, tenemos lo que se llama el costo para el paquete de trabajo,
el presupuesto para el paquete de trabajo, que tenemos ahí.
Ese paquete de trabajo, que es la suma de las actividades,
de los costos de las actividades, también, a su vez,
tenemos que determinar una reserva para contingencias de ese paquete de trabajo.
Por ejemplo, hace rato mencionaba que el diseño, como paquete de trabajo,
tenía un costo.
Bueno, a ese costo le agregamos, además, también una reserva para contingencias.
Eso es lo que, a final de cuentas, va a ser, como vemos en la gráfica,
el costo del proyecto, y el costo del proyecto como línea base,
es decir, el presupuesto aprobado.
A ese costo final del proyecto, podemos ver que,
además hay que agregarle lo que sería una reserva de la administración.
¿Qué son las reservas de la administración?
Bueno, son presupuestos de trabajo que tenemos o debemos de tener para
fines de imprevistos, para fines de riesgos que no han sido identificados,
no han sido cuantificados y que podrían presentarse.
El gerente de proyecto regularmente no tiene control sobre
esa reserva de la administración.
Ahí tiene que solicitar aprobación a la oficina del proyecto
o a la alta dirección para ejercer ese recurso de reservas de la administración.
Como vemos, ese total que vemos en la gráfica es lo que sería la estimación
del presupuesto final del trabajo para el proyecto que,
resumiendo, pues nos incluye los costos de cada actividad La suma de esos costos
nos determina el paquete de trabajo en costo más sus reservas y
eso es el costo de la línea base, y a eso le agregamos la
reserva de la administración para tener el costo final aprobado para el proyecto.
Eso es la estructura, en general,
de lo que sería este recurso financiero para el proyecto.
¿Cómo se determina la línea base de costo, que es el concepto que estaba mencionando?
bueno, pues ahí podemos observar que hay un cronograma de proyecto,
en donde hay diferentes etapas.
Cimentación, ingenierías, estructuras, etcétera.
Cada uno de esos paquetes de trabajo tiene un costo ya estimado.
Ese costo estimado para esos paquetes o trabajos,
que vamos a tener, si los sumamos, pues nos va a dar un total.
Ese es el presupuesto final que tendríamos ahí.
¿Cómo se distribuye a lo largo del proyecto?
Bueno, pues podemos observar que la etapa de
ingenierías puede tener diferente duración.
El costo de esas ingenierías, se distribuye a lo largo de la duración
que tenemos ahí y así, conforme tenemos el cronograma, bueno,
pues al final, por ejemplo, en el mes 1 tenemos una cierta cantidad de dinero,
que sería la suma de la actividad o etapa que tenemos ahí,
para el mes 2, tenemos así respectivamente y, eso que tenemos,
sería el flujo de efectivo o flujo de caja del proyecto.
Si nosotros vamos sumando ese flujo de efectivo y
lo vamos teniendo en la última línea que tenemos en la gráfica en amarillo
y graficamos esos números, vamos a tener,
a continuación, una gráfica conocida como la curva s del
proyecto, o la línea base de costo del proyecto,
que nos dice, en efecto, cómo se debe de ir gastando,
de manera planeada, el presupuesto que tenemos a lo largo del proyecto.
Esa curva que tenemos ahí representada, simplemente es la suma
de los costos que se van acumulando a lo largo de la duración del proyecto.
Al final podemos observar el costo final que tenemos en el proyecto, ¿verdad?,
y, en el eje de las x, en el eje vertical, las unidades monetarias.
¿Para qué nos sirve esta gráfica que tenemos o esta curva s?
Pues simplemente para ir revisando qué vamos gastando contra lo
que teníamos planeado.
Hay diferentes gráficas o curvas s.
A continuación podríamos ver una gráfica donde hay una curva
s para los tiempos más tempranos y una curva s para los tiempos tardíos.
Esa forma o ese comportamiento se deriva
si en el escenario más temprano posible tenemos holguras para las actividades.
Entonces, el presupuesto o el flujo de efectivo, pues lo vamos digamos,
no gastando en las fechas más tardías o más complicadas que tendríamos
en el proyecto y nos da una gráfica que está más hacia la parte vertical.
También tenemos que si todas las actividades las vamos posponiendo lo más
que se pueda, es decir, las holguras las vamos gastando de cada actividad, el flujo
de efectivo lo vamos posponiendo, y la gráfica que vamos teniendo es hacia abajo.
¿Qué nos representa esta gráfica?
Bueno, pues el margen de variación que podríamos tener en nuestro presupuesto,
es decir, en una fecha, a lo mejor el mes 6, podríamos tener un máximo y un mínimo.
Si nos salimos de esa área que está sombreada en azul,
eso va a implicar que nuestro proyecto va a costar más o va a costar menos.
Si estamos dentro de esa área en azul, lo más probable es que terminemos dentro del
presupuesto aprobado, y esto nos va a servir para,
posteriormente, en el proceso de control de los costos,
vamos a tener la comparación de lo que realmente hemos gastado contra lo que
hemos planeado, para hacer un seguimiento y tomar acciones correctivas.
Ahí podemos ver una gráfica donde está la curva s del proyecto.
Hay una línea vertical que representa la fecha en la cual revisamos el avance.
En esa línea vertical podemos observar
que en el punto sobre la curva s tenemos un valor llamado PV que,
simplemente, es el presupuesto que teníamos planeado a esa fecha.
Tenemos otra variable que se llama AC y eso
es lo que realmente hemos gastado en esa fecha.
Y, tenemos, finalmente, otra variable, más abajito, que se llama EV y eso es lo que
hemos gastado conforme a lo que teníamos realizado o lo que vamos avanzando.
Esas 3 variables nos dan la diferencia entre lo que hemos planeado en un proyecto
contra lo que vamos haciendo en el proyecto o lo que realmente hemos gastado.
Ahí ya estamos hablando de que este proyecto,
en esa gráfica, pues no va conforme a lo que teníamos planeado y vamos
a tener que tomar acciones correctivas para ajustar nuestro presupuesto
y regresar a lo que teníamos establecido en la línea base.
Parte de esto lo vamos a ver en los próximos videos,
donde hay una técnica que nos va a permitir hacer el análisis de variación
de estos parámetros que acabamos de ver.
Pero bueno, eso lo vamos a platicar más adelante.
Mientras, te dejo con unas preguntas para
repasar estos conceptos que acabamos de revisar.
Espero que te haya ido muy bien en las respuestas y te invito a continuar
revisando los materiales que tenemos de este tema para ti, en la plataforma.
Nos vemos en el siguiente video.
[MÚSICA]
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