Plan-Do-Check-Act: Der PDCA Zyklus

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PDCA der „Plan-Do-Check-Act“-Zyklus ist ein Modell für die Umsetzung von Veränderungen oder Verbesserungen. 

PDCA wurde als Werkzeug der Lean-Methodik populär und wird manchmal auch als Deming-Rad, Deming-Zyklus oder Shewhart-Zyklus bezeichnet. Lean legt den Schwerpunkt auf die kontinuierliche Verbesserung und Plan-Do-Check-Act bietet einen idealen Rahmen für die Umsetzung von Veränderungen in einer gemessenen Weise. 

Lean-Tools wie Plan-Do-Check-Act können für das Projektmanagement in vielen Branchen eingesetzt werden, z. B. in Produktion, Gesundheitswesen, Bildungswesen, Softwareentwicklung, Bauwesen und weiteren. 

Die Prinzipien des PDCA-Zyklus für die Umsetzung kontinuierlicher Veränderungen lassen sich auf eine Vielzahl von Branchen übertragen, um neben dem Projektmanagement auch das Änderungsmanagement, die Produktentwicklung und die Qualitätskontrolle zu unterstützen. 

Was ist der PDCA Zyklus?

Der PDCA Zyklus dient der Strukturierung des Verbesserungsprozesses. Dies ist besonders wichtig bei Konzepten zur kontinuierlichen Verbesserung, wie z. B. der Lean-Methode, die iterative, wiederholbare Prozesse für die Umsetzung kleinerer Änderungen zur Verbesserung in einem stetigen, schrittweisen Prozess vorsieht. 

Plan-Do-Check-Act bezieht sich auf die vier Schritte des PDCA Zyklus. Im PDCA Zyklus beginnen Sie mit der Identifizierung einer potenziellen Verbesserung, setzen diese um, überwachen die Umsetzung und adoptieren bei Erfolg die Verbesserung als Standardverfahren oder erweitern sie. 

Schauen wir uns jeden dieser Schritte genauer an 

Plan: Starten Sie die Planung

In der Planungsphase machen Sie sich klar, welches Problem Sie lösen oder welchen Sachverhalt Sie verbessern möchten. 

Denken Sie darüber nach, wie Sie das Problem mildern oder das Erlebnis verbessern können. Planen Sie entsprechende Maßnahmen und ziehen Sie andere Beteiligte zu Rate, um den besten Ansatz festzulegen. Ein wichtiger Aspekt ist auch, klare Erfolgskriterien zu definieren und zu planen, wie Sie den Erfolg nach der Implementierung der Lösung messen werden. 

Do: Setzen Sie um

Als Nächstes ergreifen Sie konkrete Maßnahmen , allerdings in kleinem und kontrolliertem Rahmen. 

Dieser Schritt ist wie ein Test, um zu sehen, welche Ergebnisse Ihr Plan bringen wird. Vielleicht stoßen Sie auf Probleme oder Fragen, die Sie nicht erwartet haben, oder Sie stellen fest, dass Sie die Parameter Ihres Plans nicht vollständig definiert haben. In einem kleinen und kontrollierten Rahmen können Sie Ihren Plan anpassen, um die Probleme zu überwinden, ohne den Rest des Unternehmens zu stören. 

Check: Überprüfen Sie

Sie sollten sich die Zeit nehmen, die Herausforderungen, die im letzten Schritt aufgetreten sind, zu überwinden und dann Ihren Plan kritisch zu überprüfen.

Dies ist ein wichtiger Schritt im PDCA-Prozess, damit Sie Ihre Ergebnisse optimieren können und Fehler nicht wiederholt werden. Haben Sie die Ergebnisse erzielt, die Sie sich erhofft oder erwartet haben? Vergessen Sie nicht, die erzielten Ergebnisse mit Ihrer Definition von Erfolg zu vergleichen. 

Sie können auch nach Schritten suchen, die für Ihren Prozess nicht notwendig waren, oder nach Möglichkeiten, Ihre potenziellen Verbesserungen effizienter oder kostengünstiger umzusetzen. 

Sie könnten unerwartete Effekte der Verbesserung feststellen, sei es positiv oder negativ. Diese Erkenntnisse sind entscheidend, um den nächsten Schritt hin zur unternehmensweiten Implementierung zu planen. 

Act: Handeln Sie

Im letzten Schritt des PDCA Zyklus werden Sie Ihren Plan umsetzen, nachdem Sie die Ergebnisse überprüft haben. Sie können Ihre Verbesserung aus der kleinen Kontrollgruppe, in der Sie sie getestet haben, alle notwendigen Anpassungen vornehmen und sie in größerem Umfang im gesamten Unternehmen einführen. 

PDCA ist ein iterativer Zyklus, d. h. Sie konzentrieren sich darauf, kontinuierlich kleine Verbesserungen vorzunehmen. 

Die Maßnahme, die Sie im letzten Schritt des Zyklus ergreifen, wird zu Ihrem neuen Standard, mit dem Sie den Zyklus beim Planungsschritt von neuem beginnen. Für einige größere Probleme können Sie möglicherweise nicht die gesamte Lösung in einer Interaktion des PDCA Zyklus bereitstellen. Es kann notwendig sein, das Modell mehrmals zu durchlaufen, um die schrittweisen Änderungen vorzunehmen, die für die endgültige Lösung erforderlich sind. 

Vorteile und Grenzen des PDCA Zyklus

Der PDCA Zyklus bietet viele Vorzüge für Ihr Team.

Vorteile des PDCA Zyklus können sein: 

• Flexibilität: Sie können den PDCA-Rahmen an ein breites Spektrum von Anwendungen, Branchen und Teamgrößen anpassen. 

• Systematisch: Das PDCA-Modell bietet ein vorgeschriebenes System für die Umsetzung von Veränderungen, so dass Sie schneller mit der Umsetzung von Veränderungen beginnen können, ohne Ihr eigenes System planen zu müssen. 

• Einfach und effektiv: Der PDCA Zyklus ist einfach zu implementieren und leicht zu erlernen und liefert dennoch im Laufe der Zeit effektive Ergebnisse. 

Andererseits bringt der PDCA Zyklus auch Grenzen und Einschränkungen mit sich, unter anderem: 

• Kann langsam sein: Ein systematischer Ansatz kann die Dinge manchmal verlangsamen, und der PDCA Zyklus fördert kontinuierliche, aber schrittweise Veränderungen, die Zeit brauchen können. 

• Erfordert Beteiligung: Der PDCA Zyklus ist Teil eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses, der ein Engagement der Unternehmensleitung und der Teammitglieder erfordert, um ihn aufrechtzuerhalten. 

Wer verwendet den PDCA Zyklus und wann wird er eingesetzt?

Sie können den PDCA Zyklus überall dort einsetzen, wo Sie eine Veränderung oder Verbesserung durchführen, z. B: 

• Schaffung neuer Prozesse

• Start eines neuen Projekts

• Etablierung einer Kultur der kontinuierlichen Verbesserung

• Entwickeln eines Entwurfs

• Lösen eines Problems

PDCA-Beispiele

Ein Beispiel, das Ihnen den Plan-Do-Check-Act-Zyklus näher bringen wird, ist der Einsatz bei Nike 

Nike initiierte ein Projekt, das seine Zulieferer zur Teilnahme an Lean-Schulungen aufforderte, um kontinuierliche Verbesserungstechniken wie PDCA zu integrieren. Dieses Engagement startete bei Schuhlieferanten und brachte so positive Ergebnisse, dass das Programm schnell auf Bekleidungslieferanten und sogar auf Nikes Personalmanagementabteilung ausgeweitet wurde.

Zentrale Aspekte des Projekts:

• Erstschulung: Einführung von Lean-Schulungen bei Schuhlieferanten.

• Erweiterung: Ausweitung der Schulungen auf Bekleidungslieferanten und interne Abteilungen.

• Integration: Aufnahme der Lean-Prinzipien in die Führungsstandards von Nike.

Durch diese Maßnahmen konnte Nike nicht nur seine finanzielle Performance steigern, sondern auch bedeutsame soziale Verbesserungen erzielen, etwa durch verbesserte Arbeitsbedingungen bei seinen Zulieferern.

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Um eine Karriere zu starten, die PDCA für kontinuierliche Verbesserungen nutzt, ist eine fundierte Ausbildung in Lean- und Six Sigma-Methoden unerlässlich. Diese Kenntnisse sind entscheidend, um Verbesserungsprozesse effektiv umzusetzen und zu führen. Erlangen Sie Ihre Six Sigma Yellow Belt-Spezialisierung auf Coursera, um sich auf Ihre professionelle Zertifizierung in Six Sigma auf dem Yellow Belt-Level vorzubereiten.