5 outils de gestion de projet : Choisir ce qui convient le mieux à votre équipe

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De nombreuses équipes utilisent des logiciels de gestion de projet pour organiser leur flux de travail. Des plateformes telles que Airtable, Trello, Asana et Smartsheet pourraient convenir à votre équipe, car elles permettent de suivre, d'attribuer et de planifier efficacement les différents aspects d'un projet. Dans cet article, nous allons examiner quelques-uns des outils de gestion de projet les plus populaires.

Qu'est-ce que la gestion de projet ?

La gestion de projet est l'organisation et la planification d'un projet du début à la fin. Les personnes impliquées utilisent des compétences, des techniques et des outils particuliers pour livrer un projet fini ayant une valeur pour les autres. Par exemple, le développement d'un logiciel pour rationaliser les processus commerciaux ou la coordination des efforts de secours après une catastrophe naturelle nécessitent tous deux une gestion de projet [1].

Au cours de ce processus, les équipes s'engagent dans de nombreuses activités, y compris l'identification du cycle de vie du projet. En outre, les équipes peuvent établir les objectifs d'un projet, fixer des buts, identifier les ressources, assigner des tâches, explorer les risques et fixer des jalons pour s'assurer que le projet respecte les délais prévus.

Que fait un chef de projet ?

Un chef de projet planifie chaque aspect du projet pour s'assurer qu'il est achevé et livré dans un délai et un budget donnés. En général, le chef de projet se concentre sur les tâches qui sont limitées dans le temps et temporaires.

Par exemple, supposons qu'un chef de projet d'une société de marketing envisage de gérer le blog d'une marque pour les six prochains mois. Le chef de projet rencontrera probablement le client pour comprendre ses besoins, créera un calendrier de contenu avec des idées de sujets mensuels, désignera des rédacteurs pour fournir du contenu chaque mois et désignera quelqu'un pour corriger et publier chaque article.

Comme vous pouvez le voir dans l'exemple, chaque projet comporte souvent de nombreuses étapes dans son déroulement, c'est pourquoi les chefs de projet ont généralement de solides compétences organisationnelles. Parmi les autres compétences, citons :

• Leadership

• Communication

• Négociation

• Gestion

• Compétences techniques

• Esprit critique

Pourquoi ont-ils besoin d'outils pour accomplir leurs tâches ?

Les chefs de projet ont souvent plusieurs projets à gérer, chacun ayant des objectifs, des ressources, des budgets et des équipes différents. Les logiciels de gestion de projet aident les chefs de projet à rester organisés. Avec l'aide du logiciel, les chefs de projet peuvent :

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• Voir tous les projets et l'état d'avancement de chacun d'entre eux dans un tableau de bord centralisé

• Communiquer plus facilement avec son équipe

• Attribuer des rôles et fixer des étapes pour que chacun connaisse son rôle

• Gérer les budgets

• Identifier rapidement les problèmes

• Créer un processus standardisé que tout le monde connaît

Objectifs des outils de gestion de projet

Les logiciels de gestion de projet sont dotés d'une série de fonctions qui aident les chefs de projet à atteindre leurs objectifs, comme l'évaluation de la portée d'un projet, sa décomposition en tâches plus petites et assignables, et la mise en place d'un flux de travail pour l'atteindre. Parmi les objectifs plus spécifiques, citons : 

Planifier un projet

Le chef de projet part d'un concept initial, discute avec toutes les personnes concernées et crée un processus pour transformer une idée en réalité. Outre les réunions destinées à évaluer les objectifs du projet, le chef de projet définira les résultats attendus du projet et élaborera un plan détaillé pour mener à bien le projet.

Suivi des étapes du projet

Les projets deviennent des étapes réalisables dans le logiciel. Les responsables assignent des tâches, avec des dates d'échéance, par le biais de calendriers d'équipe. En un coup d'œil, les responsables peuvent voir où en sont plusieurs projets dans leur cycle de vie et identifier rapidement les problèmes. Par exemple, si un délai n'est pas respecté, le responsable reçoit une notification et peut envoyer un message aux membres de l'équipe pour les informer de la situation.

Gestion du personnel

Les membres de l'équipe reçoivent des tâches et des délais dans le logiciel. Tout en travaillant sur leur aspect du projet, ils ont accès à des outils de collaboration, tels que le partage de fichiers et la messagerie.

Documenter le travail

Au fur et à mesure que chaque personne accomplit sa tâche, les outils de gestion de projet permettent de documenter son implication. Les logiciels intègrent souvent un horodatage, ce qui vous permet de savoir qui a terminé chaque tâche et à quel moment. Un enregistrement de l'ensemble du projet et de son calendrier est conservé dans le logiciel.

Atteindre les objectifs

Avec un logiciel de gestion de projet, les équipes peuvent fixer des objectifs et identifier des indicateurs clés de performance (ICP) pour mesurer leur réussite. Les équipes peuvent également mettre en place des tableaux de bord et des rapports de performance, afin que chacun puisse facilement comprendre ses performances.

Types d'outils de gestion de projet

Il existe des dizaines de programmes de gestion de projet sur le marché. Bien qu'ils soient tous axés sur l'organisation et le maintien d'un flux de travail, leurs caractéristiques varient. Lorsque vous recherchez différents types de logiciels, tenez compte des caractéristiques suivantes :

• Outils de planification tels que les diagrammes de Gantt, les échéanciers et les calendriers

• Outils de collaboration tels que le partage de fichiers, la messagerie et les forums de discussion

• Des intégrations avec les applications et les plateformes déjà utilisées par votre entreprise

• Des rapports qui présentent l'état des projets dans un tableau de bord unique

• Capacités de suivi budgétaire

• Des outils de suivi du temps ou des intégrations avec des outils de suivi du temps couramment utilisés

5 plateformes de gestion de projet populaires

Lorsque vous évaluez les fonctionnalités dont votre équipe a besoin, vous pouvez explorer des solutions individuelles pour déterminer le type d'outil de gestion de projet qui convient le mieux. Examinons quelques plateformes populaires [2].

1. Airtable

Le meilleur pour : les équipes qui veulent personnaliser leur processus de gestion

Airtable offre les ressources nécessaires pour créer un flux de travail, mais il est idéal pour ceux qui veulent coder leur propre processus. Il s'agit d'une plateforme hautement personnalisable qui profite aux grandes entreprises qui ont besoin de suivre non seulement un projet, mais aussi les ressources, les budgets et le personnel.

Que vous décidiez de rédiger un processus à partir de zéro ou non, les caractéristiques de cette plateforme sont les suivantes :

• Possibilité d'importer des projets à partir d'autres logiciels

• Possibilité d'obtenir plusieurs vues de projets pour faciliter la gestion des données 

• Des processus prêts à l'emploi pour le lancement d'un produit ou la collecte d'informations en retour, par exemple

2. Trello 

Le meilleur pour : Projets simples, petites équipes

Trello, un système de type tableau Kanban, est idéal pour les besoins de base. Vous créerez un flux de travail et y ferez circuler des projets. Les étapes du projet se trouvent sur des tableaux, tandis que les projets sont répertoriés sur des cartes. Deux tableaux peuvent indiquer « Écriture en cours » et le suivant « Prêt pour l'édition ». Vous déplacerez la carte dans chaque tableau jusqu'à ce qu'elle soit complète. 

Parmi les autres fonctionnalités de Trello, citons : 

• Listes de contrôle

• Calendriers

• Automatisation de base comme les rappels de calendrier ou les éléments rayés d'une liste de contrôle 

• Cartes avec code couleur

3. Asana

Le meilleur pour : les équipes d'entreprise aux besoins complexes

Asana offre des caractéristiques et des fonctionnalités qui vont au-delà des bases et répond aux besoins des grandes équipes qui gèrent des dizaines ou des centaines de projets à la fois. Les responsables peuvent mettre en place un flux de travail, attribuer des rôles et accéder à un calendrier de projet à l'aide d'espaces de travail partagés. 

Parmi les autres fonctionnalités appréciées par les utilisateurs, citons : 

• Diverses façons de visualiser le travail, par exemple sur une liste, un calendrier ou un tableau d'affichage

• Possibilité de fixer des objectifs et des échéances

• Intégration avec des applications telles que Microsoft Teams, Google, Slack et Adobe Creative Cloud

4. Smartsheet 

Le meilleur pour : Les équipes qui s'appuient sur des feuilles de calcul

Si vous avez des projets organisés par des feuilles de calcul et que vous êtes satisfait du processus, mais que vous voulez plus de caractéristiques et de fonctionnalités qu'Excel ou Sheets ne peuvent fournir, Smartsheet pourrait être un bon choix. Chaque colonne représente souvent une étape du flux de travail, et chaque ligne est un projet spécifique que le chef de projet peut attribuer à un membre de l'équipe. 

Ses caractéristiques sont les suivantes :

• Un outil de messagerie qui facilite la communication

• Des formulaires faciles à envoyer pour recueillir des commentaires sur un projet

• Gestion des ressources numériques

• Automatisation de base, comme les rappels et les avis d'approbation

5. Copilote

Parfait pour : Les équipes qui veulent utiliser l'IA pour augmenter la productivité

L'IA générative (GenAI) est une technologie incroyable qui peut rationaliser les tâches mineures afin que votre équipe puisse se concentrer sur des projets plus importants. Microsoft Copilot est un outil de productivité qui fonctionne avec les applications Microsoft 365 pour augmenter la productivité, la créativité et plus encore. Avec la Spécialisation Microsoft Copilot : Your Everyday AI Companion Specialization, vous recevrez une introduction à cet outil important et aux différentes façons dont il peut être utilisé pour soutenir votre équipe.

Ses caractéristiques sont les suivantes :

• IA générative

• Automatisation des flux de travail

• Gestion de projet

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Si vous êtes novice en matière de gestion de projet, les cours en ligne peuvent vous aider à accélérer votre processus d'apprentissage. Le Project Management Institute, par exemple, propose des certifications en gestion de projet, ou vous pouvez consulter les cours proposés sur Coursera, comme le Google Project Management: Certificat Professionnel. Ce cours très apprécié vous guide dans l'apprentissage des meilleures pratiques et des compétences les plus demandées dans le domaine de la gestion de projet.