Qué es una PMO en project management: una guía para 2024

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* Todos los datos salariales están representados en pesos mexicanos (MXN).

Una PMO, u oficina de gestión de proyectos (project management office en inglés), es un grupo específico dentro de una organización que proporciona apoyo de gestión a los proyectos. Estos grupos se aseguran que se cumplan las mejores prácticas y estándares de gestión de proyectos, y ayudan a la empresa a ofrecer el máximo valor a través de sus proyectos.

Mientras investigas tus opciones de carrera en la PMO, manténte al tanto de cómo evoluciona el campo de la gestión de proyectos. Según una encuesta mundial de profesionales de la gestión de proyectos, aproximadamente el 82 por ciento de las organizaciones cuentan con al menos una oficina de gestión de proyectos [1]. Además, los encuestados esperan que sus equipos de gestión de proyectos crezcan.

Continúa leyendo para conocer los diferentes roles de una PMO, los requisitos de educación y las habilidades requeridas para tener éxito.

¿Qué es una PMO?

Las PMO son grupos dentro de empresas, agencias gubernamentales u otras organizaciones que mantienen y definen estándares para la gestión de proyectos. Una PMO puede ser responsable de múltiples proyectos en toda la organización.

Una PMO tiene varias funciones, como garantizar que los proyectos se completen a tiempo, dentro del presupuesto y con el estándar requerido. Las principales tareas incluyen:

• Planificación de proyectos: documentación de pasos, alcance e hitos para completar un proyecto 

• Mejora del proceso del proyecto: esbozar cómo se pueden mejorar los procesos de un proyecto en el futuro

• Recursos del proyecto: asignación de recursos para completar un proyecto, incluyendo las personas, la financiación, el software y los materiales

• Monitoreo de proyectos: seguimiento de las métricas, el progreso y las tareas de un proyecto para asegurarse de que el proyecto se complete a tiempo y dentro del presupuesto

• Control de proyectos: un conjunto de procesos para rastrear posibles amenazas, problemas y oportunidades para permitir la toma de decisiones del proyecto

Las PMO también brindan apoyo a los project managers (gerente de proyecto) en forma de plantillas, mejores prácticas y capacitación. En algunos casos, las PMO también pueden ser responsable de la asignación y gestión de recursos.

PMO vs. project manager

Como gerente de proyectos o project manager, te encargarás de toda la gestión diaria del proyecto. Deberás trabajar con el equipo del proyecto para garantizar que las tareas se completen a tiempo y dentro del presupuesto.

La PMO es responsable de establecer y mantener los estándares del proyecto. Como miembro del personal de una PMO, ayudarás a apoyar a los equipos de proyectos y project managers mientras trabajas con otros departamentos para garantizar que los proyectos estén coordinados y alineados con los objetivos de la organización.

Funciones de una PMO

Un equipo especializado conforma la oficina de gestión de proyectos que apoya a los project managers en la entrega de proyectos. Si trabajas en una PMO, es probable que tu trabajo incluya proporcionar coordinación y apoyo centralizados para proyectos específicos o para todos los proyectos de una organización.

Para facilitar la gestión de los recursos y las mejores prácticas de la organización, la PMO proporciona experiencia en procesos, apoyo administrativo y conocimiento de la coordinación de la gestión. Esto puede incluir una variedad de roles dentro de la oficina, incluyendo:

• Personal de apoyo administrativo para trabajar en la generación de informes y soporte de software

• Personal centrado en el proceso para brindar apoyo a través de capacitación, liderar proyectos, garantizar la calidad y desarrollar metodologías

• Personal de gestión del conocimiento para mantener registros de métodos, estándares y lecciones aprendidas en una base de datos del proyecto

• Administradores de recursos para garantizar que los recursos sean adecuados para los requisitos del proyecto; gestionar y equilibrar los recursos escasos; pronosticar y ayudar en los planes de adquisición de recursos, y asegurar las asignaciones de recursos clave

La PMO también puede proporcionar supervisión y gobernanza para que los proyectos estén alineados con la estrategia y los objetivos de la organización y que se ejecuten de manera efectiva y eficiente.

4 Tipos de trabajos en una PMO

El equipo de una PMO normalmente trabaja en colaboración, compartiendo información para que los proyectos se mantengan por el buen camino. Considera algunos de los diferentes roles en la oficina de administración de proyectos (en México):

1. Gerente PMO

Un gerente de PMO administra toda la PMO. Son responsables de garantizar que los procesos se sigan y sean efectivos. Los gerentes de PMO también supervisan a los gerentes de proyecto para que sigan los procedimientos correctos. A menudo se comunican con los altos directivos para asegurarse de que estén actualizados con el progreso y que cualquier riesgo o problema del proyecto se aborde con prontitud.

Salario mensual promedio: $194,857 [2]

2. Analista de proyectos

Un analista de proyectos recopila y analiza datos para ayudar al gerente de PMO y a los gerentes de proyecto a tomar decisiones sobre los proyectos. También crean informes y presentaciones para comunicar sus hallazgos a las partes interesadas del proyecto.

Salario mensual promedio: $49,327 [3]

3. Especialista de proyecto

Un especialista de proyecto es responsable de proporcionar conocimiento experto y asesoramiento al gerente de PMO sobre todos los aspectos de la gestión de proyectos. Los especialistas en una PMO son responsables de la implementación y coordinación de los procesos de una PMO. Este rol trabaja en estrecha colaboración con el gerente de PMO para garantizar que los procesos se sigan y sean efectivos. Los especialistas de PMO también pueden participar en la capacitación y tutoría de otros miembros del equipo de PMO.

Salario mensual promedio: $51,310 [4]

4. Coordinador de proyectos

El coordinador de proyectos es responsable de apoyar al gerente de la PMO en todos los aspectos de la PMO. Esto incluye mantener la documentación del proyecto, coordinar reuniones y eventos, y comunicarse con las partes interesadas del proyecto. Trabajan en estrecha colaboración con el gerente de PMO para completar rápidamente todas las actividades.

Salario mensual promedio: $65,796 [5]

Razones para considerar trabajar en una PMO

Los roles de PMO pueden brindarte una base para el avance profesional en roles estratégicos y liderazgo de proyectos. Puedes desarrollar competencias, ganar exposición, construir tu reputación y contribuir al éxito de diversos proyectos. Esto podría significar un movimiento profesional satisfactorio, un avance para trabajar en la gestión de proyectos o podría mejorar tus perspectivas de carrera de varias maneras.

Desarrolla tus habilidades de gestión de proyectos

Una PMO puede ser una oportunidad para mejorar tus habilidades de project management y redes profesionales trabajando en varios proyectos y aprendiendo de gerentes de proyectos experimentados. Trabajar en una PMO también puede brindar oportunidades para trabajar en diversos aspectos de la gestión de proyectos y ayudarte a establecer un conjunto completo de habilidades del proyecto.

Obtén exposición en la gestión de portafolio de proyectos

Trabajar en una PMO puede brindarte exposición a la gestión de portafolio de proyectos, obtendrás una comprensión de cómo encajan los diferentes proyectos y aprenderás formas de optimizar los recursos en múltiples proyectos. Sabrás cómo se asignan los recursos a diferentes áreas o proyectos, cómo cambian las prioridades del proyecto y el ciclo de vida de la gestión de proyectos.

Aumenta tu visibilidad en todo el portafolio de la organización

Un rol en una PMO puede aumentar tu visibilidad en todos los proyectos de la organización para ayudarte a identificar problemas potenciales y recomendar soluciones. Esto puede ayudarte a obtener más exposición en la gestión de proyectos, también a influir en tu organización y mejorar tus perspectivas profesionales. Ser parte de la PMO ofrece información y experiencia valiosas desde el punto de vista estratégico de una organización, que es posible que no puedas obtener a partir de los elementos individuales de un proyecto.

Mejora los procesos para una gestión de proyectos más eficaz

Al trabajar en una PMO, serás responsable de mejorar continuamente los procesos y procedimientos de gestión de proyectos de la organización. Esto ayudará a garantizar que los proyectos se completen a tiempo y dentro del presupuesto.

¿Cuáles son los requisitos para trabajar en una PMO?

No hay un solo conjunto de requisitos para trabajar en una PMO. Las calificaciones requeridas varían según la organización y el puesto que estés solicitando. Algunas cosas comunes que muchos empleadores buscan incluyen tener un título, experiencia profesional y habilidades relevantes.

Considera obtener una licenciatura

Por lo general, se requiere un título en project management, negocios o un campo relacionado para trabajar como gerente en una PMO. Sin embargo, no existe un título universitario definitivo o una ruta profesional específica para trabajar en una PMO. Puedes desarrollar habilidades adecuadas en diversas disciplinas o estudiar varios tipos de programas de grado. Para trabajar como analista en una PMO, por ejemplo, puedes beneficiarte de un título relacionado con la informática o el análisis de datos.

Obtén experiencia en proyectos

Por lo general, se requiere tener experiencia trabajando en proyectos para cualquiera que busque trabajar en una PMO. Puedes obtener esta experiencia trabajando en un equipo de software, un equipo de infraestructura o trabajando en un equipo de gestión de proyectos. Algunos puestos de PMO requieren varios años de experiencia trabajando en proyectos.

Adquiere habilidades

Distintos roles de PMO requieren diferentes conjuntos de habilidades. Algunas de las principales habilidades que debes demostrar en tu currículum al solicitar puestos de PMO incluyen:

• Excelente escritura, comunicación y habilidades interpersonales

• Destreza para trabajar tanto de forma independiente como parte de un equipo

• Sólidas habilidades analíticas y de resolución de problemas

• Capacidad de ver el panorama general y atención a los detalles

• Flexible y adaptable al cambio

• Eficiencia y capacidad de cumplir con los plazos de forma organizada

• Conocimiento de los objetivos de negocio

• Capacidad para cumplir con los objetivos del proyecto

Recomendación

Investiga las habilidades en demanda para diferentes roles de PMO en sitios de búsqueda laboral como Glassdoor o Linkedin, que recopilan datos de miles de currículums y descripciones de trabajo. Algunas de las habilidades para gerente de PMO pueden incluir la gestión de programas, la supervisión, la metodología de gestión de proyectos y la planificación de recursos empresariales.

Considera obtener una maestría

Una maestría en gestión de proyectos o un campo relacionado puede ser beneficiosa cuando se buscan roles de PMO. Si estás buscando avanzar a roles más altos, una maestría puede darte una ventaja competitiva. Los títulos avanzados pueden ayudar a que te destaques a medida que avanzas en la escala profesional.

Certificaciones para puestos de trabajo de PMO

Las certificaciones no son necesarias en todos los casos, pero obtener una puede ayudar a impulsar tu carrera. Al completar los cursos de certificación, aprenderás las mejores prácticas, obtendrás información sobre las últimas tendencias y tecnologías, y te pondrás por delante de la competencia.

Ya sea que estés buscando un nuevo rol de PMO o quieras avanzar en tu carrera en tu rol actual en una PMO, aquí hay seis certificaciones que pueden distinguirte de la multitud:

Advanced Project Management Certificate Program (Programa de Certificación de Gestión de Proyectos Avanzados)

• Precio: 1,310 USD (21,863.38 MXN) por cada curso

• Qué cubre: Elige cinco de los 11 cursos disponibles: metodologías ágiles, narración y presentaciones, manejo del cambio de proyectos, gestión de múltiples proyectos, liderazgo efectivo de proyectos complejos, liderazgo del cambio organizacional, liderazgo de proyectos estratégicos, gestión del desarrollo de nuevos proyectos, gestión del rendimiento de los proveedores, gestión sin autoridad, rescate y recuperación de proyectos

• Sitio web: APM

Certified Manager Certification (Certificación de Gerente Certificado-CM)

• Precio: 405 USD (6,920 MXN)

• Qué cubre: elementos esenciales de gestión, planificación y organización, liderazgo y control

• Sitio web: CM

Certified Scrum Master (Scrum Master Certificado-CSM)

• Precio: 697 USD (11,908 MXN)

• Qué cubre: métodos Lean y Agile, marco Scrum, estimación y pronóstico, roles del equipo Scrum, requisitos y especificaciones

• Sitio web: Certified Scrum Master

Information Technology Infrastructure Library Foundations Certification (Certificación de Fundamentos de la Biblioteca de Infraestructura de Tecnología de la Información-ITIL©4)

• Precio: Varía de acuerdo a la organización de entrenamiento acreditada (ATO, por sus siglas en inglés)

• Qué cubre: Prestación de servicios digitales y de TI, flujos de valor, principios culturales y de comportamiento, términos y conceptos de gestión de servicios

• Sitio web: ITIL©4

PMI Risk Management Professional (Profesional en Gestión de Riesgos del PMI-PMI-RMP)

• Precio: 670 USD (11,182 MXN) para personas sin membresía y 520 USD (8,884 MXN) para miembros

• Qué cubre: estrategia y planificación de riesgos, identificación de riesgos, análisis de riesgos, respuesta al riesgo, monitoreo y cierre de incidencias

• Sitio web: PMI-RMP

Project Management Professional (Profesional de Gestión de Proyectos -PMP)

• Precio: 575 USD (9,824 MXN) para personas sin membresía y 405 USD (6,919 MXN) para miembros

• Qué cubre: creación de un equipo, procesos de gestión de proyectos y gestión de proyectos dentro de un entorno empresarial

• Sitio web: PMP

Avanza en tu carrera de PMO con Coursera

Un cambio de carrera en una PMO puede ser una buena opción para desarrollar habilidades y experiencia en proyectos. En una PMO, tendrás la oportunidad de usar y mejorar tus habilidades, al tiempo que desempeñas un papel clave para garantizar que los proyectos se completen con éxito.

Si estás comenzando tu carrera en gestión de proyectos y deseas aprender habilidades listas para el trabajo, considera el Certificado profesional de gestión de proyectos de Google, en Coursera. No necesitas un título ni ninguna experiencia para completarlo y puede proporcionarte valiosas habilidades y experiencias valoradas por los empleadores.