¿Qué es la gestión de inventario? Beneficios, desafíos y métodos

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Ya sea que te interese seguir esta carrera profesional o tengas tu propio negocio, la gestión de inventario es importante para las empresas de hoy. En este artículo, aprenderás más sobre la gestión de inventario, por qué es importante y las diferentes carreras en este campo.

¿Qué es la gestión de inventario?

La gestión de inventario es la supervisión del inventario de una empresa, incluyendo los procesos para producir, ordenar, almacenar y vender productos en el mercado. Esto incluye la gestión del almacenamiento y procesamiento de materias primas, componentes y productos terminados.

La gestión eficaz del inventario mantiene a la empresa organizada. También proporciona datos críticos para ayudar a las empresas a responder a las tendencias, evitar fallas en la gestión de la cadena de suministro y mantener la rentabilidad.

La importancia de la gestión de inventario

La gestión de inventario afecta la producción, los costos de almacén y el cumplimiento de pedidos. Tener una gestión de inventario efectiva ayuda a contener los costos y garantizar que las empresas tengan la cantidad correcta de existencias. También reduce el exceso de inventario.

Beneficios de la gestión de inventario

La gestión eficiente del inventario puede agilizar los procesos de producción y cumplimiento para una empresa. Estos son algunos de los beneficios de una estrategia de gestión de inventario:

• Menores costos y ahorro de dinero

• Evita gastos excesivos en almacenamiento de almacén

• Minimiza las necesidades de almacenamiento

• Reduce las pérdidas para mejorar el flujo de caja

• Pronostica tendencias de ventas

• Satisface a los clientes con entregas oportunas

Desafíos de la gestión de inventario

Los principales desafíos en la gestión de inventario son mantener un exceso de inventario que la empresa no puede vender, no contar con suficiente inventario para cumplir con los pedidos que llegan y no llevar un seguimiento correcto del inventario. A continuación, se presentan algunos otros desafíos:

• Procesos deficientes o sistemas de gestión de inventario desactualizados. 

• Cambios en la demanda del cliente a medida que las necesidades y deseos cambian.

• Dificultad para encontrar o ubicar productos específicos en un almacén.

Tipos de inventario

Hay cuatro tipos principales de inventario:

Materias primas: Las materias primas son materiales utilizados en la fabricación de productos. Por lo general, aparecen en las primeras fases de producción. Las materias primas pueden incluir metal, plástico, tela o madera que se utilizan para crear productos terminados. Pueden provenir de uno o más proveedores.

Trabajo en progreso (WIP, por sus siglas en inglés): El trabajo en progreso es un producto parcialmente terminado que está esperando ser completado. Los trabajos en progreso tienen en cuenta los costos de producción, como la mano de obra, los materiales y el equipo, que luego se atribuyen al costo de los bienes.

Productos terminados: Los productos terminados son productos que están disponibles en stock para que los clientes los compren. Cuando se completa un WIP, se convierte en parte del inventario de productos terminados.

Bienes de mantenimiento, reparación y operaciones (MRO): Los MRO son materiales y equipos que se utilizan en la producción pero no se consideran parte del producto final. Esto puede incluir equipos de protección personal, suministros de oficina y limpieza, entre otros.

Los tipos menos comunes de inventario pueden incluir existencias de seguridad, materiales de embalaje, inventario cíclico, inventario de servicio, en tránsito, teórico, exceso, mantenimiento e inventario de desacoplamiento. Cada empresa tiene diferentes formas de categorizar su inventario.

Inventario vs. stock: ¿cuál es la diferencia?

El inventario a menudo se denomina "stock" en negocios minoristas como supermercados, farmacias y tiendas de ropa. En otras industrias, el inventario se refiere a materias primas, bienes en almacenamiento y componentes utilizados en la producción. A pesar de la diferencia, ambos términos a menudo se usan de forma indistinta.

Métodos de gestión de inventario

Los métodos de gestión de inventario varían según las estructuras y tamaños de la empresa, pero en última instancia mejoran las operaciones al reducir el desperdicio y administrar los costos. Los siguientes son algunos métodos comunes:

1. Justo a tiempo (JIT)

La gestión de inventario justo a tiempo (JIT, por sus siglas en inglés) tiene como objetivo maximizar la eficiencia y reducir costos al coordinar la llegada del inventario con el inicio de la producción. El objetivo de este método es mantener la menor cantidad de inventario posible y aún así satisfacer un alto nivel de producción para la demanda del producto. Para tener un negocio exitoso con inventario JIT, necesitarás una correcta previsión de necesidades y relaciones cercanas con proveedores confiables.

Beneficios:

• Reduce el desperdicio de inventario innecesario 

• Reduce los costos al evitar tener productos no utilizados 

• Evita tener más espacio de almacenamiento de inventario del necesario

2. Planificación de requerimientos de materiales (MRP) 

La planificación de requerimientos de materiales (MRP, por sus siglas en inglés) es un sistema de planificación de suministros que ayuda a las empresas manufactureras a determinar los requisitos de inventario para satisfacer la demanda de un producto. Los MRP funcionan con base en la demanda y la lista de materiales (BOM, por sus siglas en inglés) al examinar los tipos de materiales necesarios, la cantidad requerida de cada material y la fecha de finalización de la fabricación.

Beneficios:

• Proporciona a las empresas un inventario equilibrado 

• Permite a las empresas tener la cantidad adecuada de material para la producción 

• Elimina procesos manuales, como buscar ventas pasadas e inventario existente

3. Cantidad económica de pedido (EOQ)

La cantidad económica de pedido (EOQ, por sus siglas en inglés) es una fórmula utilizada para calcular el tamaño óptimo del pedido para satisfacer la demanda y mantenerse dentro del presupuesto. EOQ es útil para cualquier tipo de negocio, grande o pequeño, que gestione inventario. El objetivo es reducir la cantidad de sobrepedido y desperdicio, disminuir el costo de almacenamiento y maximizar los descuentos por cantidad ofrecidos por los proveedores.

Beneficios:

• Minimiza los costos de almacenamiento y retención 

• Ayuda a mantener niveles de inventario que se ajusten a la demanda del cliente 

• Proporciona cifras específicas sobre cuánto inventario mantener

4. Día de inventario en ventas (DSI)

Los días de venta de inventario (DSI, por sus siglas en inglés) son una herramienta de medición que monitorea las ventas y realiza un seguimiento del inventario. El DSI también se conoce como la edad promedio del inventario, ya que calcula cuánto tiempo le lleva a una empresa vender su inventario y considera cuánto tiempo durará el inventario actual.

Beneficios:

• Reducir costos al evitar gastos excesivos en inventario 

• Gestionar eficazmente el flujo de efectivo 

• Prevenir el desperdicio de inventario obsoleto 

• Ayuda a determinar los datos estadísticos para la gestión de inventario, el seguimiento y las ventas de una empresa

Sistema de gestión de inventario

Un sistema de gestión de inventario (IMS, por sus siglas en inglés) es el proceso de organizar y rastrear la administración de inventario. Algunas herramientas tecnológicas avanzadas hoy en día permiten procesos automáticos y agilizar la entrada de datos para rastrear los productos desde el proveedor hasta el cliente. Hay tres tipos de IMS:

• Sistema de inventario perpetuo: Estos son los más precisos porque rastrean el inventario en tiempo real y están respaldados por potentes herramientas de software. El ERP NetSuite de Oracle es un ejemplo.

• Sistema de inventario periódico: Los sistemas de inventario periódico cuentan el inventario al principio y al final de un período de tiempo específico. No es tan preciso como los sistemas perpetuos, pero se puede hacer en Microsoft Excel o Google Sheets.

• Sistema de inventario manual: Como su nombre indica, los sistemas de inventario manual utilizan lápiz y papel para rastrear las ventas. Esto suele ser viable solo para pequeñas empresas.

Carreras en gestión de inventario

Desde el nivel inicial como auxiliar de inventario hasta liderar un equipo como gerente de planeación de la demanda, la gestión de inventario es un campo profesional lleno de oportunidades para aprender, crecer y avanzar. Los siguientes salarios están representados en pesos mexicanos (MXN).

Auxiliar de inventario: Los auxiliares de inventario reciben envíos, cuentan existencias y mantienen registros de inventario, incluyendo la corrección de errores en el inventario real en stock y los números en el sistema. Este trabajo puede incluir la entrada de datos en un sistema informático y la operación de maquinaria para mover o contar el inventario.

Salario mensual promedio: $11,650 [1]

Coordinador de inventario: Los coordinadores de inventario se ocupan de la documentación de datos de inventario, incluyendo el desarrollo de sistemas para organizar la información. Son responsables de monitorear los niveles de inventario para satisfacer la demanda de un proyecto, lo que puede incluir la realización de auditorías y la producción de informes para garantizar que la logística de cumplimiento de pedidos funcione sin problemas.

Salario mensual promedio: $20,408 [2]

Analista de inventario: Los analistas de inventario, a veces llamados gerentes de compras, administran el inventario de una empresa mediante el análisis de estadísticas de ventas, tendencias y pronósticos. Los analistas optimizan la eficiencia y la producción de la gestión de inventario de una empresa.

Salario mensual promedio: $14,028 [3]

Gerente de cadena de suministro: Los gerentes de cadena de suministro supervisan el inventario, abastecen suministros y mantienen relaciones con proveedores en empresas manufactureras. Con el presupuesto en mente, negocian con los proveedores para obtener la mejor oferta sin comprometer la calidad. Las habilidades de comunicación y liderazgo son importantes, ya que necesitan transmitir la información en reportes de compras a la alta dirección.

Salario mensual promedio: $59,375 [4]

Gerente de planeación de la demanda: Los gerentes de planeación de la demanda lideran un equipo de planificadores que desarrollan modelos para redactar con precisión las necesidades de inventario de una empresa. Una responsabilidad importante del equipo de planificación es utilizar las tendencias de inventario y los pronósticos de demanda. El objetivo es producir una predicción precisa con los datos disponibles colaborando con los equipos de gestión, cadena de suministro y ventas.

Salario mensual promedio: $65,833 [5]

Aprende de gestión de inventario

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