Um problema de natureza administrativa assume que diferentes pessoas compartilham a mesma experiência e, apesar disso, podem interpretá-la de forma diferente, durante o processo de tomada de decisão em resposta a uma necessidade da realidade. A experiência tem mostrado que apesar da intenção da situação problemática desestruturada e da situação problemática expressa, de caracterizar a situação problemática sem impor uma estrutura particular sobre ela, ser usualmente compreendida pelas pessoas que utilizam a metodologia, são estágios difíceis na prática. Nessa aula veremos como descrever a situação problemática desestruturada, elaborar a figura rica e declarar a situação problemática expressa.

As definições-chave de sistemas relevantes foram pensadas para identificar os elementos chave que devem ser considerados no processo de modelagem com SSM. Checkland (1981) formulou o acrônimo CATWOE (cliente (C), atores (A) processo de transformação (T), visão de mundo (W), patrocinador (O) e restrições ambientais (E) na primeira versão da metodologia. Na segunda versão, propôs um novo acrônimo PQR (fazer para (P), atingir o quê (Q) , para quê (R).

O modelo conceitual deve ser representado através das atividades essenciais e suas dependências mútuas indicadas através de setas, delimitadas externamente, através de uma envoltória, para isolá-las do ambiente externo. As atividades somente se iniciam a partir de um fluxo de informação de entrada que é representado externamente à envoltória. A cada etapa podem haver outros fluxos de entrada, ou mesmo fluxos de saída. É recomendável também representar os critérios de desempenho do lado externo da envoltória, com a indicação da sua atuação sobre o resultado desejado do modelo conceitual. Em seguida, faz-se a comparação entre o modelo conceitual (pensamento sistêmico) e a situação problemática expressa(mundo real).

As mudanças que podem ser introduzidas na situação problema, devem ser ao mesmo tempo, sistemicamente desejáveis e culturalmente possíveis. Uma vez que definem-se as mudanças, uma nova situação problema inclui a implementação das mudanças e um novo ciclo de aprendizado se inicia. As ações de mudança ou melhoria a serem implementadas, retomam os três elementos abordados na situação problemática, definindo o que será alterado na estrutura da situação, no processo da situação e no clima da situação. Essa coerência e consistência da modelagem com a metodologia de sistemas soft permite um processo de raciocínio sistêmico sobre o problema de natureza administrativa.